Inwentaryzacja w placówkach oświatowych i CUW
Szkolenie inwentaryzacja w oświacie i w CUW, spis z natury
Inwentaryzacja w oświacie to ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki oraz powiązanie go z zapisami ksiąg rachunkowych. W szkole, przedszkolu i placówce większość majątku to pozostałe środki trwałe: sprzęt, meble, środki dydaktyczne i zbiory biblioteczne, czyli składniki tanie pojedynczo, ale bardzo liczne i rozproszone po budynku. Dodatkową warstwą jest obsługa przez centrum usług wspólnych, która przenosi obowiązki rachunkowe do jednostki obsługującej, a czynności spisowe zostawia tam, gdzie fizycznie jest majątek. Ten webinar prowadzi przez cały sezon spisowy: od zarządzenia i instrukcji inwentaryzacyjnej, przez spis z natury, po protokół różnic i ich ujęcie w księgach.
Zastrzeżenie dotyczące aktualności informacji
Informacje zawarte na stronie mają charakter poglądowy i służą celom informacyjnym. Ze względu na zmieniające się przepisy prawa oraz praktykę ich stosowania, treści te mogą być nieaktualne. Po aktualną, praktyczną i pogłębioną wiedzę zapraszamy na nasze szkolenia związane z omawianą tematyką.
Cel szkolenia
- podniesienie wiedzy w zakresie praktycznych zasad przygotowania, przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji w placówkach oświatowych
- omówienie nowych regulacji, najnowszych interpretacji, orzecznictwa, wyników kontroli, rozwoju e-inwentaryzacji oraz praktycznych problemów zgłaszanych przez jednostki oświatowe
- uzyskanie wskazówek, jakie zmiany warto wprowadzić w dokumentacji oraz organizacji procesu inwentaryzacji przed kolejnym sezonem spisowym.
Termin
27.10.2026, godz.10:00-14:00 - zapraszamy do zapisów
Koszt uczestnictwa
439,00 zł netto + 23% VAT*za 1 osobę
(*udział w webinarium zwolniony z VAT w przypadku finasowania webinarium ze środków publicznych)
Prowadzący szkolenie
Piotr Rybicki
Adresaci
- księgowi oraz pracownicy działów finansowych w jednostkach samorządu terytorialnego,
- pracownicy odpowiedzialni za przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji w jednostkach sektora finansów publicznych
Wypełnienie formularza zgłoszeniowego zajmuje ok. 2 minuty. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia otrzymają Państwo e-mailem.
Inwentaryzacja w oświacie: co wynika z ustawy o rachunkowości
Podstawą jest art. 26 ustawy o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 522). Przepis nakazuje jednostkom przeprowadzać inwentaryzację na ostatni dzień każdego roku obrotowego i przypisuje poszczególnym grupom składników aktywów jedną z trzech metod. To przypisanie nie jest dowolne: jednostka nie wybiera metody wygodniejszej, tylko tę, którą wskazuje ustawa dla danej grupy.
| Metoda | Czego dotyczy |
|---|---|
| Spis z natury (pkt 1) | Aktywa pieniężne poza rachunkami bankowymi, papiery wartościowe w postaci materialnej, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe i nieruchomości zaliczone do inwestycji, a także maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie |
| Potwierdzenie salda (pkt 2) | Aktywa finansowe na rachunkach bankowych i przechowywane przez inne jednostki, należności, w tym udzielone pożyczki, oraz własne składniki aktywów powierzone kontrahentom |
| Weryfikacja z dokumentami (pkt 3) | Środki trwałe o znacznie utrudnionym dostępie, grunty i prawa zakwalifikowane do nieruchomości, należności sporne i wątpliwe, rozrachunki z osobami nieprowadzącymi ksiąg, tytuły publicznoprawne oraz wszystko, czego nie objęto pkt 1 i 2 |
Pułapka, która wraca w każdej jednostce. Grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości idą przez weryfikację z dokumentami, a nie przez spis z natury, mimo że są nieruchomościami. Budynki i budowle, przeciwnie, należą do grupy spisywanej z natury. Odwrócenie tych dwóch przypisań jest jednym z najczęściej stwierdzanych uchybień.
Artykuł 26 ust. 2 rozszerza spis z natury na składniki aktywów znajdujące się w jednostce, ale będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, z obowiązkiem powiadomienia właściciela o wynikach spisu. W oświacie dotyczy to na przykład sprzętu użyczonego szkole przez organ prowadzący albo przez inną placówkę. Artykuł 26 ust. 4 nakazuje ponadto inwentaryzację na dzień zakończenia działalności oraz na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenie upadłości, co przy sieci szkół ma znaczenie przy likwidacji i przekształceniach placówek.
Terminy i częstotliwość inwentaryzacji
Zasada z art. 26 ust. 1 mówi o ostatnim dniu roku obrotowego, ale art. 26 ust. 3 wprowadza uproszczenia, po których termin i częstotliwość uważa się za dotrzymane. To one decydują o realnym terminarzu inwentaryzacji w jednostce i o tym, czy w danym roku placówka musi spisywać cały majątek.
| Punkt | Czego dotyczy | Częstotliwość albo termin |
|---|---|---|
| pkt 1 | Składniki aktywów, z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych odpisywanych w koszty w momencie zakupu | Rozpoczęcie nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, zakończenie do 15 dnia następnego roku, z doprowadzeniem stanu do dnia bilansowego |
| pkt 2 | Zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową | Raz w ciągu 2 lat |
| pkt 3 | Nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycji, a także znajdujące się na terenie strzeżonym inne środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie | Raz w ciągu 4 lat |
Dwa różne pojęcia, które w praktyce się zlewają. Punkt 2 mówi o strzeżonych składowiskach, a punkt 3 o terenie strzeżonym. To nie są synonimy i dotyczą innych grup majątku. Co ważniejsze, ustawa o rachunkowości nie definiuje terenu strzeżonego, więc jednostka musi sama określić to pojęcie w polityce rachunkowości albo w instrukcji inwentaryzacyjnej i na tej podstawie uzasadnić czteroletni cykl. Placówka, która korzysta z uproszczenia bez takiego zapisu, nie ma czym odpowiedzieć na pytanie kontroli, dlaczego nie spisywała majątku co roku.
Odpowiedź na pytanie, które pada na każdym szkoleniu, czyli co 4 lata czy co roku, zależy więc od dwóch rzeczy: od grupy majątku i od tego, czy jednostka udokumentowała, że jej teren jest strzeżony. Artykuł 26 ust. 5 dopuszcza ponadto odstąpienie od inwentaryzacji w kilku wąskich sytuacjach, między innymi przy połączeniu lub podziale jednostek innych niż spółki kapitałowe oraz przy zawieszeniu działalności, gdy jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych. W jednostkach oświatowych te przypadki występują rzadko i nie zwalniają z rocznego cyklu pozostałych składników.
Piotr Rybicki
Ekspert w zakresie inwentaryzacji, środków trwałych oraz sprawozdawczości finansowej jednostek budżetowych, biegły rewident, od ponad 20 lat prowadzi wykłady, komentator bieżących wydarzeń między innymi w serwisie portalsamorzadowy.pl, panelista podczas największych wydarzeń w Polsce m.in.: Samorządowe Forum Kapitału i Finansów, Doroczna Konferencja Audytingu, Forum Finansów Publicznych, Forum Rachunkowości Budżetowej, Forum Odpowiedzialności Kierowników Jednostek Sektora Finansów Publicznych, Europejski Kongres Gospodarczy i wiele innych prestiżowych wydarzeń.
1. Regulacje rozporządzenia do ustawy o finansach publicznych w kontekście wymogów inwentaryzacji wynikających z ustawy o rachunkowości, a także Krajowych Standardów Rachunkowości.
2. Co nowego w przepisach w 2026 roku?
3. Odpowiedzialność z tytułu inwentaryzacji - perspektywa CUW, kierownika jednostki, głównego księgowego i pracowników.
4. Organizacja inwentaryzacji - współpraca jednostki obsługiwanej z jednostką obsługującą.
5. Terminarz inwentaryzacji.
6. Co 4 lata czy co roku?
7. Problematyka terenu strzeżonego jednostki oświatowej.
8. Metody inwentaryzacji środków trwałych (spis z natury, potwierdzenie salda, weryfikacja z odpowiednimi dokumentami, skontrum w bibliotekach).
9. Praktyczne problemy spisu z natury.
10. Place zabaw, zespoły komputerowe, „ilościówka” i inne problematyczne składniki inwentaryzowanego majątku.
11. Inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza, a roczna inwentaryzacja.
12. E-inwentaryzacja a praktyka inwentaryzacji
13. Rozliczanie inwentaryzacji i ewidencja księgowa różnic.
14. Zarządzanie, instrukcja i pozostała dokumentacja inwentaryzacyjna - najważniejsze wytyczne.
15. Jak do inwentaryzacji podchodzą organy kontrolne? Podejście praktyczne.
16. Odpowiedzi na pytania.
Co inwentaryzuje się w szkole i w przedszkolu
Struktura majątku placówki oświatowej jest specyficzna. Środki trwałe w klasycznym rozumieniu to zwykle budynek, boisko i kilka pozycji sprzętowych, a cała reszta to grupa nazywana pozostałymi środkami trwałymi, ujmowana zwykle na koncie 013. Rozporządzenie w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 909) przewiduje jednorazowe umorzenie w miesiącu przyjęcia do używania między innymi dla książek i innych zbiorów bibliotecznych, środków dydaktycznych, odzieży i umundurowania, mebli i dywanów oraz inwentarza żywego. To właśnie ta grupa stanowi trzon spisu z natury w szkole.
Warto pamiętać, że to samo rozporządzenie odnosi się do inwentaryzacji bardzo oszczędnie. Poza przepisem nakazującym, aby inwentaryzacja nieruchomości zapewniła porównanie danych z ewidencji księgowej z ewidencją odpowiednio gminnego, powiatowego i wojewódzkiego zasobu nieruchomości, oraz odrębną regułą dla zapasów wojennych, nie wprowadza żadnych odrębności wobec art. 26 ustawy o rachunkowości. Nie ma w nim ani innych terminów, ani innych metod dla pozostałych środków trwałych czy wartości niematerialnych i prawnych. Wszystkie pytania o częstotliwość i metodę rozstrzyga więc ustawa o rachunkowości, a nie przepisy budżetowe.
| Grupa majątku | Metoda |
|---|---|
| Budynek szkoły, sala gimnastyczna, boisko, plac zabaw | Spis z natury, z możliwym cyklem czteroletnim przy terenie strzeżonym |
| Grunt pod szkołą, prawo użytkowania wieczystego | Weryfikacja z dokumentami |
| Sprzęt komputerowy, meble, środki dydaktyczne, sprzęt sportowy | Spis z natury |
| Zbiory biblioteczne | Spis z natury albo kontrola zbiorów przyjęta jako metoda w polityce rachunkowości |
| Środki na rachunku bankowym, należności od kontrahentów | Potwierdzenie salda |
| Wartości niematerialne i prawne, rozrachunki publicznoprawne, należności od osób fizycznych | Weryfikacja z dokumentami |
| Sprzęt użyczony szkole przez organ prowadzący albo inną jednostkę | Spis z natury z powiadomieniem właściciela |
Kto przeprowadza inwentaryzację w szkole
Pytanie „kto przeprowadza inwentaryzację w szkole” ma trzy warstwy i mieszanie ich jest źródłem większości nieporozumień między placówką, dyrekcją i centrum usług wspólnych. Warstwa pierwsza to odpowiedzialność kierownika jednostki za rachunkowość, wynikająca z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, w skrócie uor. Warstwa druga to organizacja czynności, czyli kto powołuje komisję inwentaryzacyjną i kto wydaje arkusze. Warstwa trzecia to samo wykonanie, czyli praca członków komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych w pomieszczeniach placówki.
W praktyce inwentaryzację przeprowadza zespół spisowy powołany zarządzeniem, a dyrektor szkoły albo kierownik jednostki obsługującej odpowiada za to, żeby czynności zostały wykonane i rozliczone. Spis z natury w szkole obejmuje te same pomieszczenia co rok wcześniej, ale zawsze innych ludzi, dlatego warto mieć jedną kartę zadań: kto powołuje komisję inwentaryzacyjną, kto przygotowuje zestawienie składników majątkowych do spisu, kto odbiera arkusze i kto porównuje dane ksiąg rachunkowych ze stanem rzeczywistym.
Aby przeprowadzić inwentaryzację w szkole bez improwizacji, trzeba dwóch rzeczy przed sezonem: aktualnej ewidencji i znakowania majątku numerami inwentarzowymi. Inwentaryzacja składników aktywów prowadzona w drodze spisu z natury na majątku nieoznakowanym zamienia się w tworzenie ewidencji, a spis z natury przeprowadzany bez przypisania składników majątkowych do osób materialnie odpowiedzialnych nie pozwala nikomu przypisać niedoboru. Zarządzanie majątkiem placówki i inwentaryzacja to w tym miejscu jedno zadanie, nie dwa.
W jednostkach oświatowych rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, więc dniem bilansowym jest 31 grudnia, a okno z art. 26 ust. 3 pkt 1 otwiera się 1 października i zamyka 15 stycznia. Planowanie spisu na koniec roku kalendarzowego bez zapasu czasu jest najczęstszą przyczyną przekroczenia terminu, bo na rozliczenie różnic zostaje wtedy kilka dni.
Kto odpowiada za inwentaryzację, gdy jednostkę obsługuje CUW
To jest najtrudniejsze pytanie tego szkolenia i jedyne, na które nie ma odpowiedzi w jednym przepisie. Punktem wyjścia jest art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości: kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, także wtedy, gdy powierzy je innej osobie lub przedsiębiorcy, przy czym przepis wyłącza z tej konstrukcji odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Inaczej mówiąc: rachunkowości kierownik oddać nie może, ale odpowiedzialność za sam spis z natury może przejść na osobę, której go powierzono.
Podstawa prawna wspólnej obsługi
Wspólną obsługę reguluje art. 10a ustawy o samorządzie gminnym: gmina może zapewnić wspólną obsługę, w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną, jednostkom organizacyjnym gminy zaliczanym do sektora finansów publicznych, a więc także szkołom i przedszkolom. Artykuł 10b wskazuje, kto może być jednostką obsługującą, i nakazuje radzie gminy określić w uchwale jednostki obsługujące, jednostki obsługiwane oraz zakres powierzonych obowiązków; ust. 3 przewiduje przystąpienie do wspólnej obsługi na podstawie porozumienia. Artykuł 10c ust. 1 wyznacza granicę: zakres wspólnej obsługi nie może obejmować kompetencji kierowników jednostek do dysponowania środkami publicznymi i zaciągania zobowiązań ani sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień w tym planie. Kluczowy dla inwentaryzacji jest art. 10c ust. 2: w przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości są one przekazywane w całości.
Po stronie finansów publicznych odpowiada temu art. 53 ustawy o finansach publicznych. Ustęp 1 czyni kierownika jednostki odpowiedzialnym za całość gospodarki finansowej, ustęp 2 pozwala powierzyć określone obowiązki pracownikom za pisemnym imiennym upoważnieniem albo przez wskazanie w regulaminie organizacyjnym, a ustęp 5 przenosi odpowiedzialność za gospodarkę finansową, rachunkowość i sprawozdawczość jednostki obsługiwanej na kierownika jednostki obsługującej, w zakresie obowiązków powierzonych uchwałą albo porozumieniem.
Dwa stanowiska, które warto znać przed kontrolą
Ministerstwo Finansów w odpowiedzi opublikowanej na stronie gov.pl wskazuje jako osobę odpowiedzialną za przeprowadzenie inwentaryzacji w jednostce obsługiwanej kierownika jednostki obsługującej, powołując się na art. 53 ust. 5 ustawy o finansach publicznych oraz art. 10c ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym.
Regionalna Izba Obrachunkowa w Poznaniu w piśmie sygn. WA.0220.56.2025 z 11 września 2025 r., dotyczącym polityki rachunkowości jednostek obsługiwanych, przyjmuje, że wszystkie obowiązki z zakresu rachunkowości przechodzą z kierowników jednostek obsługiwanych na kierownika jednostki obsługującej i że kierownik CUW ma ustalić dla każdej jednostki obsługiwanej niezbędne regulacje, w tym instrukcję inwentaryzacyjną. Jednocześnie izba przywołuje art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości razem z jego wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie spisu z natury.
Wniosek praktyczny, a nie przepis. Obowiązki rachunkowe, czyli regulacje wewnętrzne, ujęcie w księgach i rozliczenie różnic, idą do CUW. Czynności spisu z natury realnie pozostają w jednostce obsługiwanej, bo tam jest majątek, tam są pomieszczenia i tam pracują osoby materialnie odpowiedzialne. Dlatego uchwała rady gminy i instrukcja inwentaryzacyjna powinny wprost rozdzielić te dwie warstwy, z imiennym wskazaniem, kto powołuje komisję, kto wydaje arkusze, kto je odbiera i kto rozlicza różnice. Brak takiego rozdzielenia jest dziś najczęstszym źródłem sporu między szkołą a centrum usług wspólnych.
Artykuł 10b ust. 4 i 5 ustawy o samorządzie gminnym daje przy tym obu stronom wzajemne prawo żądania informacji i wglądu w dokumentację, a art. 10d uprawnia jednostkę obsługującą do przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań w ramach wspólnej obsługi. To są przepisy, na które warto się powołać, gdy przepływ dokumentów między placówką a centrum się zacina.
Komisja inwentaryzacyjna, zespoły spisowe i dokumentacja
Ustawa o rachunkowości nie przewiduje ani komisji inwentaryzacyjnej, ani zespołów spisowych, ani wzoru arkusza spisowego. Wymaga natomiast w art. 27 ust. 1, aby przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji zostały odpowiednio udokumentowane i powiązane z zapisami ksiąg rachunkowych. Cała organizacja procesu jest więc obszarem regulacji wewnętrznej, a jej podstawą jest kontrola zarządcza. Dlatego zestaw dokumentów wygląda w praktyce tak samo w każdej jednostce, choć żaden przepis go nie narzuca.
- Instrukcja inwentaryzacyjna jako część dokumentacji polityki rachunkowości: definicja terenu strzeżonego, cykle dla poszczególnych grup majątku, metody, obieg dokumentów, zasady rozliczania niedoborów i nadwyżek.
- Zarządzenie o przeprowadzeniu inwentaryzacji na dany rok: zakres, harmonogram, dzień, na który ustala się stan, oraz skład komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych.
- Arkusze spisu z natury jako druki ścisłego zarachowania, wydawane i rozliczane pod numerami.
- Oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych składane przed rozpoczęciem i po zakończeniu spisu.
- Protokół z pracy komisji inwentaryzacyjnej oraz protokół różnic inwentaryzacyjnych z wnioskami co do sposobu rozliczenia.
- Dokumentacja pomocnicza: protokoły rzeczy uszkodzonych i zniszczonych, dokumenty likwidacji i kasacji, protokoły zdawczo-odbiorcze przy zmianie osoby odpowiedzialnej.
Skład komisji inwentaryzacyjnej też nie wynika z przepisu. Praktyka, która wytrzymuje kontrolę, opiera się na trzech zasadach: w zespole spisowym nie może być osoby materialnie odpowiedzialnej za spisywane składniki, zespół liczy co najmniej dwie osoby, a osoba prowadząca ewidencję księgową danej grupy majątku nie spisuje jej samodzielnie. Kto powołuje komisję, wynika z tego, kto jest kierownikiem jednostki, a przy wspólnej obsłudze z rozdzielenia ról opisanego wyżej.
Spis z natury krok po kroku
Spis z natury jest najbardziej pracochłonną częścią sezonu i jednocześnie tą, w której najłatwiej popełnić błąd nieodwracalny. Kolejność działań na szkoleniu omawiamy na przykładzie placówki oświatowej, a nie na abstrakcyjnym schemacie.
- Przygotowanie ewidencji. Uzgodnienie księgi inwentarzowej z kontami, sprawdzenie, czy każdy składnik ma numer inwentarzowy i czy numery są fizycznie naniesione. To tutaj wychodzi najwięcej zaległości.
- Podział na pola spisowe. Pomieszczenie, gabinet, pracownia, magazyn, plac. Każde pole ma przypisaną osobę materialnie odpowiedzialną i własny arkusz.
- Wydanie arkuszy i oświadczeń. Arkusze jako druki ścisłego zarachowania, oświadczenie wstępne osoby odpowiedzialnej.
- Spis. Ustalanie ilości przez policzenie, zważenie albo zmierzenie, w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej, bez wpisywania z góry danych z ewidencji.
- Wycena i porównanie. Przeliczenie ilości na wartości i porównanie z danymi ksiąg rachunkowych.
- Wyjaśnienie i rozliczenie różnic. Protokół różnic, decyzja kierownika i zapisy w księgach.
Najczęstszy błąd metodyczny. Arkusz spisowy wypełniony wcześniej danymi z ewidencji, a w terenie tylko odhaczany, nie jest spisem z natury. Kontrola rozpoznaje to natychmiast, bo w arkuszach nie ma ani jednej pozycji nieujętej w księgach, a nadwyżki w placówce oświatowej zdarzają się równie często jak niedobory.
Trudne składniki majątku w placówce oświatowej
Pytania, które w oświacie wracają najczęściej, nie dotyczą zasad, tylko konkretnych przedmiotów. Poniżej podejście, które da się obronić, z zastrzeżeniem, że przepisy nie rozstrzygają tych przypadków wprost i decyduje o nich polityka rachunkowości jednostki.
- Zestawy komputerowe. Jeżeli jednostka ujęła zestaw jako jeden obiekt inwentarzowy, spisuje zestaw i musi umieć wskazać jego części. Jeżeli ujęła elementy osobno, spisuje osobno. Problem pojawia się przy wymianie jednego elementu i przy likwidacji jednostki centralnej z pozostawieniem monitora, dlatego sposób ujęcia trzeba przesądzić przed spisem, a nie w jego trakcie.
- Laptopy i tablety przekazane uczniom albo nauczycielom. Sprzęt pozostaje w majątku jednostki, a jego stan potwierdza się protokołem przekazania i oświadczeniem osoby, która go używa. Kluczowe jest, aby ewidencja wskazywała, gdzie sprzęt fizycznie jest w dniu spisu.
- Podręczniki i materiały edukacyjne z dotacji celowej. Zbiory biblioteczne objęte jednorazowym umorzeniem, ale z własnym cyklem używania i własną ewidencją, dlatego wymagają zestawienia obu ewidencji przed spisem.
- Place zabaw, siłownie zewnętrzne, boiska. Obiekty budowlane ujęte zwykle jako środki trwałe, spisywane z natury, przy których największym problemem jest zgodność opisu w ewidencji z tym, co stoi na terenie, po kolejnych naprawach i wymianach urządzeń.
- Ilościówka, czyli składniki objęte wyłącznie ewidencją ilościową. Nie podlegają wycenie bilansowej, ale jednostka zwykle obejmuje je kontrolą, żeby wiedzieć, co ma. Zakres tej kontroli powinna określać instrukcja, inaczej zespoły spisowe robią to za każdym razem inaczej.
- Sprzęt zutylizowany bez dokumentu. Sytuacja, w której szkoła wywiozła zużyty sprzęt i nie ma potwierdzenia, wymaga odtworzenia zdarzenia protokołem komisji, ale to rozwiązanie awaryjne. Właściwą drogą jest dokument likwidacji przed wywozem.
Zbiory biblioteczne i skontrum w bibliotece szkolnej
Zbiory biblioteczne są w księgach jednostki oświatowej pozostałymi środkami trwałymi umarzanymi jednorazowo, więc obowiązek ich inwentaryzacji wynika z art. 26 ustawy o rachunkowości na tych samych zasadach co reszta majątku. Osobną sprawą jest skontrum, czyli kontrola zbiorów opisana w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. 2008 nr 205 poz. 1283).
Rozporządzenie określa skontrum jako porównanie zapisów inwentarzowych ze stanem faktycznym materiałów oraz stwierdzenie i wyjaśnienie różnic między zapisami ewidencyjnymi a stanem faktycznym zbiorów, wraz z ustaleniem ewentualnych braków. Podstawą mogą być zapisy z ksiąg inwentarzowych, komputerowych baz danych, katalogów topograficznych i innej dokumentacji, a dla materiałów wypożyczonych poza bibliotekę karty książki, karty czytelników i rewersy. Rozporządzenie rozróżnia przy tym braki względne, czyli materiały nieodnalezione przy pierwszym skontrum, i braki bezwzględne, nieodnalezione przy skontrum ponownym.
| Sytuacja | Częstotliwość |
|---|---|
| Materiały, do których czytelnicy mają wolny dostęp | Co najmniej raz na 5 lat |
| Inny system udostępniania, zbiory do 100 tysięcy jednostek ewidencyjnych | Co najmniej raz na 10 lat, dopuszczalne częściami |
| Inny system udostępniania, zbiory powyżej 100 tysięcy jednostek ewidencyjnych | Kontrola w sposób ciągły |
Kwestia sporna, o której mówimy wprost. Rozporządzenie w swoim pierwszym paragrafie określa sposób ewidencji materiałów w bibliotekach wchodzących w skład ogólnokrajowej sieci bibliotecznej, a ustawa o bibliotekach w art. 27 ust. 2 stanowi, że sieć tę tworzą biblioteki publiczne. Z zestawienia tych dwóch przepisów wynika, że biblioteka szkolna formalnie nie jest adresatem rozporządzenia, choć znaczna część publicystyki oświatowej traktuje skontrum jako jej obowiązek. Nie rozstrzygamy tego sporu na szkoleniu i nie twierdzimy kategorycznie ani jednej, ani drugiej rzeczy. Bezpieczna konstrukcja jest inna: obowiązek inwentaryzacji zbiorów wynika z ustawy o rachunkowości, a zasady skontrum jednostka może przyjąć jako opis metody w swojej polityce rachunkowości i wtedy stają się dla niej wiążące wewnętrznie.
Inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza a inwentaryzacja roczna
Inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza nie jest osobną instytucją ustawową. Przeprowadza się ją przy zmianie osoby materialnie odpowiedzialnej, przy zmianie dyrektora placówki albo przy przekazywaniu pomieszczenia, i jej celem jest rozgraniczenie odpowiedzialności, a nie sprawozdawczość. Pytanie, które pada na szkoleniu, brzmi: czy taki spis można zaliczyć jako roczny.
Odpowiedź wynika z art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Spis zaliczy się do rocznej inwentaryzacji tylko wtedy, gdy mieści się w oknie czasowym, czyli został rozpoczęty nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończony do 15 dnia następnego roku, oraz gdy stan doprowadzono do dnia bilansowego przez dopisanie i odpisanie przychodów i rozchodów, jakie nastąpiły między datą spisu a dniem ustalenia stanu z ksiąg. Spis zdawczo-odbiorczy z marca nie zastąpi więc inwentaryzacji rocznej, a spis z listopada, prawidłowo udokumentowany i doprowadzony do 31 grudnia, zastąpi.
E-inwentaryzacja, kody kreskowe i RFID
Tu odpowiedź jest krótka i warto ją znać, zanim jednostka podpisze umowę na oprogramowanie. Żaden przepis ustawy o rachunkowości, ustawy o finansach publicznych ani rozporządzenia w sprawie rachunkowości i planów kont nie wspomina o kodach kreskowych, czytnikach, RFID ani o e-inwentaryzacji. Artykuł 26 mówi o spisie z natury, potwierdzeniu salda i weryfikacji, nie określając techniki, a art. 27 ust. 1 wymaga odpowiedniego udokumentowania i powiązania z zapisami ksiąg, nie przesądzając formy dokumentu.
Wniosek jest dwustronny. Elektroniczne narzędzia są dopuszczalne, bo przepisy nie narzucają techniki spisu, ale nie są ani obowiązkowe, ani samo w sobie wystarczające. Podstawą ich stosowania w jednostce jest polityka rachunkowości i instrukcja inwentaryzacyjna, a nie przepis powszechnie obowiązujący. Dlatego przed wdrożeniem trzeba zapisać w instrukcji, co jest dokumentem spisu przy pracy czytnikiem, kto go podpisuje i jak wygląda ślad kontrolny, inaczej jednostka wymieni papier na plik bez podstawy wewnętrznej. Sam program do inwentaryzacji nie jest tu żadnym argumentem: dokumentem jest to, co wskaże instrukcja.
Na szkoleniu pokazujemy też, czego elektronika nie naprawi: nieoznakowanego majątku, niekompletnej księgi inwentarzowej i braku przypisania składników do osób materialnie odpowiedzialnych. To są trzy warunki wstępne, bez których każde narzędzie tylko szybciej wygeneruje niezgodności.
Rozliczenie inwentaryzacji i ewidencja różnic
Rozliczenie jest tą częścią, która najczęściej zostaje niedokończona, a jednocześnie jedyną, którą ustawa reguluje wprost. Artykuł 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości nakazuje ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Nie w roku, w którym komisja skończyła pracę, i nie w roku, w którym kierownik podjął decyzję, ale w roku, na który przypadał termin.
Praktyczna kolejność jest następująca. Komisja ustala różnice i sporządza protokół różnic inwentaryzacyjnych z wnioskami. Osoba materialnie odpowiedzialna składa wyjaśnienia, a rolą głównego księgowego jest ocena skutków dla ksiąg. Kierownik jednostki podejmuje decyzję co do sposobu rozliczenia. Dopiero ta decyzja jest podstawą zapisu w księgach.
| Rodzaj różnicy | Na co zwrócić uwagę |
|---|---|
| Niedobór zawiniony | Wymaga ustalenia osoby odpowiedzialnej i decyzji o dochodzeniu roszczenia, a nie samego odpisu w koszty |
| Niedobór niezawiniony | Wymaga uzasadnienia przyczyny w protokole, na przykład zużycia albo zdarzenia losowego |
| Nadwyżka | W oświacie zdarza się często, zwykle wskazuje na brak ujęcia darowizny albo zakupu w ewidencji; wymaga wyceny składnika |
| Różnica pozorna | Skutek błędu w ewidencji albo w numeracji inwentarzowej, nie jest niedoborem i nie rozlicza się jej jak niedoboru |
| Kompensata niedoborów z nadwyżkami | Dopuszczalna tylko przy spełnieniu warunków zapisanych w instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki; nie jest automatyczna |
Osobną grupą są składniki ujawnione w toku inwentaryzacji, czyli majątek, który jednostka ma, a którego nie ma w księgach. Wymaga on wyceny i wprowadzenia do ewidencji. Przy środkach trwałych jednostki posiłkują się w tym miejscu Krajowym Standardem Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe”, przyjętym uchwałą nr 4/2017 Komitetu Standardów Rachunkowości z dnia 3 kwietnia 2017 r. i ogłoszonym komunikatem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 25 maja 2017 r. (Dz. Urz. MRiF 2017 poz. 105). Trzeba jednak pamiętać o granicy, którą omawiamy niżej.
Czy Krajowe Standardy Rachunkowości obowiązują jednostki oświatowe
Nie ma Krajowego Standardu Rachunkowości dotyczącego inwentaryzacji. Jest natomiast stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów, przyjęte uchwałą nr 5/2016 Komitetu z dnia 26 kwietnia 2016 r. i ogłoszone komunikatem nr 2 Ministra Finansów z dnia 20 lipca 2016 r. (Dz. Urz. Min. Fin. 2016 poz. 55). Stanowisko obejmuje przygotowanie i organizację spisu, jego przebieg oraz rozliczenie i jest w praktyce najbardziej rozbudowanym opisem metodyki spisu, jaki wyszedł od organu państwa.
Status prawny jednego i drugiego dokumentu jest taki sam. Artykuł 10 ust. 3 ustawy o rachunkowości stanowi, że w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy jednostki mogą stosować krajowe standardy rachunkowości. Mogą, a nie muszą, i dotyczy to również jednostek sektora finansów publicznych.
Konsekwencja, o której warto wiedzieć przed kontrolą. Jeżeli jednostka wpisze stosowanie standardów albo stanowiska do swojej polityki rachunkowości, stają się one dla niej wiążące wewnętrznie i kontrola będzie ich przestrzegania wymagać. Jeżeli nie wpisze, pozostają materiałem pomocniczym. W publicystyce branżowej podnosi się, że organy kontroli powołują się na standardy także wobec jednostek, które ich nie przyjęły, i że jest to sporne właśnie z uwagi na fakultatywność. Warto znać ten argument, ale nie budować na nim strategii: łatwiej mieć świadomie napisaną politykę rachunkowości niż wygrywać spór o status standardu.
Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych
Inwentaryzacja jest jednym z czynów wprost wymienionych w ustawie z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1484). Zgodnie z art. 18 pkt 1 tej ustawy naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami. Katalog ten Ministerstwo Finansów publikuje na stronie gov.pl jako katalog naruszeń dyscypliny finansów publicznych.
Dla jednostki oświatowej istotne są trzy wnioski. Po pierwsze, odpowiedzialność powstaje nie tylko przy zaniechaniu, ale również przy nieprawidłowym przeprowadzeniu albo nierozliczeniu. Po drugie, samo wykonanie spisu bez rozliczenia różnic w księgach właściwego roku wypełnia znamiona czynu. Po trzecie, przy wspólnej obsłudze trzeba wiedzieć, komu przypisano który obowiązek, bo odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny jest zawsze indywidualna.
Jak do inwentaryzacji podchodzą organy kontrolne
Inwentaryzacja pojawia się w ustaleniach kontroli jednostkowych regionalnych izb obrachunkowych i Najwyższej Izby Kontroli, a nie jako temat odrębnych kontroli tematycznych w oświacie. Dobrą ilustracją typowych uchybień jest wystąpienie pokontrolne Regionalnej Izby Obrachunkowej we Wrocławiu sygn. WK.WR.40.1.2018.P6 z 27 kwietnia 2018 r., skierowane do starostwa powiatowego, a więc nie do jednostki oświatowej, ale dotyczące dokładnie tych samych przepisów.
- inwentaryzacja środków trwałych przeprowadzona w 2017 r., gdy poprzednia odbyła się w 2012 r., czyli z naruszeniem art. 26 ust. 1 pkt 1 z uwzględnieniem art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości, skoro termin ustawowy przypadał na koniec 2016 r.;
- inwentaryzacja budynków i budowli przeprowadzona w drodze weryfikacji zamiast metodą spisu z natury, z naruszeniem art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy oraz własnej instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki;
- ujmowanie środków trwałych i pozostałych środków trwałych na tych samych arkuszach spisowych oraz wskazywanie wielu osób odpowiedzialnych materialnie na jednym arkuszu.
Widać z tego, na co kontrola patrzy najpierw: na daty poprzedniej inwentaryzacji, na zgodność metody z art. 26 i z instrukcją jednostki oraz na formalną poprawność arkuszy. Trzy rzeczy, które da się przygotować przed sezonem, a nie w jego trakcie.
Co nowego w przepisach w 2026 roku
Odpowiedź jest dla wielu zaskakująca i warto ją usłyszeć wprost: przepisy o inwentaryzacji się nie zmieniły. Artykuł 26 i art. 27 ustawy o rachunkowości nie były merytorycznie nowelizowane od 2018 r., kiedy dodano art. 26 ust. 4a dotyczący przedsiębiorstwa w spadku. To, co zmieniło się w 2025 i 2026 r., to warstwa formalna oraz obszary sąsiednie.
- nowy tekst jednolity ustawy o rachunkowości: Dz.U. 2026 poz. 522, obwieszczenie z 30 marca 2026 r.;
- nowy tekst jednolity ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych: Dz.U. 2025 poz. 1484, obwieszczenie z 20 października 2025 r.;
- nowy tekst jednolity rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont: Dz.U. 2026 poz. 909, obwieszczenie z 24 czerwca 2026 r.;
- nowelizacja tego rozporządzenia z 17 marca 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 347), która dotyczyła sprawozdawczości, terminów zamykania ksiąg i zakresu bilansu budżetu państwa, a nie inwentaryzacji.
Praktyczny wniosek: jeżeli instrukcja inwentaryzacyjna jednostki powołuje nieaktualny publikator ustawy o rachunkowości albo rozporządzenia, wymaga aktualizacji odesłań, ale nie wymaga przebudowy zasad. Zmiana publikatora nie jest zmianą przepisu i nie usprawiedliwia odłożenia spisu.
Najczęstsze błędy w inwentaryzacji w oświacie
- brak definicji terenu strzeżonego w polityce rachunkowości przy jednoczesnym korzystaniu z cyklu czteroletniego;
- spisywanie gruntów z natury i weryfikowanie budynków, czyli odwrócenie metod z art. 26 ust. 1;
- arkusze spisowe wypełnione wcześniej danymi z ewidencji i tylko potwierdzane w terenie;
- jeden arkusz dla kilku osób materialnie odpowiedzialnych i dla dwóch grup majątku naraz;
- zakończenie spisu bez protokołu różnic i bez zapisu w księgach roku, na który przypadał termin;
- brak oznakowania numerami inwentarzowymi i niekompletna księga inwentarzowa, przez co spis staje się tworzeniem ewidencji od nowa;
- przy wspólnej obsłudze brak rozdzielenia obowiązków między jednostkę obsługującą a obsługiwaną, mimo że uchwała rady gminy powinna je określać.
Podstawa prawna omawiana na szkoleniu
- ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 522), w szczególności art. 4 ust. 5, art. 10 ust. 3, art. 26 i art. 27;
- rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 909);
- ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, w szczególności art. 53 i art. 68;
- ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, art. 10a do art. 10d, oraz odpowiadające im przepisy ustawy o samorządzie powiatowym i ustawy o samorządzie województwa;
- ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1484), art. 18 pkt 1;
- stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów, uchwała nr 5/2016 z 26 kwietnia 2016 r., komunikat nr 2 Ministra Finansów z 20 lipca 2016 r. (Dz. Urz. Min. Fin. 2016 poz. 55);
- Krajowy Standard Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe”, uchwała nr 4/2017 z 3 kwietnia 2017 r., komunikat z 25 maja 2017 r. (Dz. Urz. MRiF 2017 poz. 105);
- rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. 2008 nr 205 poz. 1283).
Inwentaryzacja a pozostałe szkolenia dla jednostek oświatowych
Ta podstrona dotyczy wyłącznie inwentaryzacji: terminów, metod, dokumentacji i rozliczenia różnic. Pozostałe zagadnienia rachunkowe i finansowe jednostek oświatowych omawiamy na osobnych webinarach, żeby każde z nich dostało tyle czasu, ile wymaga.
Czego dotyczy szkolenie o inwentaryzacji w oświacie?
Webinar prowadzi przez cały sezon spisowy w jednostce oświatowej: terminy i częstotliwość wynikające z art. 26 ustawy o rachunkowości, przypisanie metod do grup majątku, zarządzenie i instrukcję inwentaryzacyjną, przebieg spisu z natury, trudne składniki majątku szkolnego, rozliczenie różnic w księgach oraz podział obowiązków między jednostkę obsługiwaną i centrum usług wspólnych.
Dla kogo jest ten webinar o inwentaryzacji?
Dla księgowych i pracowników działów finansowych w jednostkach samorządu terytorialnego oraz dla pracowników odpowiedzialnych za przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji w jednostkach sektora finansów publicznych. W praktyce najczęściej są to główni księgowi jednostek oświatowych, pracownicy centrów usług wspólnych i zespołów ekonomiczno-administracyjnych, dyrektorzy szkół i przedszkoli oraz osoby wchodzące w skład komisji inwentaryzacyjnych.
Jak zapisać się na szkolenie o inwentaryzacji?
Zgłoszenie przyjmujemy przez formularz online dostępny na tej podstronie albo przez formularz PDF, który wystarczy wypełnić i odesłać. Wypełnienie formularza zajmuje około dwóch minut, a potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wysyłamy e-mailem.
Ile kosztuje udział w szkoleniu?
Koszt uczestnictwa wynosi 439,00 zł netto plus 23% VAT za jedną osobę. Udział w webinarium jest zwolniony z VAT, jeżeli jest finansowany ze środków publicznych.
Kiedy trzeba zapłacić za webinar?
Płatność następuje po szkoleniu, na podstawie faktury, w terminie 14 dni od jej otrzymania. Nie pobieramy przedpłat przed webinarem.
Czy otrzymam fakturę za szkolenie?
Tak, fakturę wystawiamy po szkoleniu i przesyłamy na wskazany adres e-mail. Jeżeli na fakturze mają znaleźć się dodatkowe dane, na przykład numer zamówienia albo nazwa jednostki obsługiwanej, wystarczy podać je w formularzu zgłoszeniowym lub w wiadomości e-mail.
Czy w szkoleniu może wziąć udział kilka osób z jednej jednostki?
Tak. Każdego uczestnika zgłasza się osobno, a fakturę wystawiamy zbiorczo dla jednostki. Przy centrach usług wspólnych sprawdza się zgłoszenie księgowego razem z osobą, która w placówce prowadzi spis, bo obie strony słyszą wtedy ten sam podział obowiązków.
Czy centrum usług wspólnych może zgłosić pracowników kilku obsługiwanych szkół?
Tak. W formularzu wystarczy wskazać nazwy placówek, z których pochodzą uczestnicy, oraz jednostkę, na którą ma być wystawiona faktura.
Ile trwa webinar o inwentaryzacji?
Szkolenie ma formę webinaru na żywo. Jego długość podajemy w potwierdzeniu zgłoszenia wraz z godziną rozpoczęcia i planowanymi przerwami.
Na jakiej platformie odbywa się szkolenie i czego potrzebuję?
Webinar prowadzimy na platformie ClickMeeting. Wystarczy komputer lub tablet z przeglądarką internetową, połączenie z internetem oraz głośniki albo słuchawki. Nie trzeba instalować dodatkowego oprogramowania. Link do webinaru wysyłamy na adres e-mail podany w zgłoszeniu na jeden dzień roboczy przed szkoleniem.
Czy w trakcie szkolenia można zadawać pytania?
Tak. Pytania można zadawać na czacie przez cały czas trwania webinaru, a w części końcowej także głosowo. Program przewiduje osobny blok na odpowiedzi na pytania.
Czy mogę wcześniej przesłać własny przypadek do omówienia?
Tak. Opis sytuacji, na przykład wątpliwość co do cyklu czteroletniego, sposobu spisania zestawu komputerowego albo zapisu w instrukcji inwentaryzacyjnej, można przesłać e-mailem przed szkoleniem. Prowadzący uwzględni go w części praktycznej.
Co otrzymuje uczestnik szkolenia?
Uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe oraz certyfikat potwierdzający udział w webinarze.
Kto prowadzi szkolenie o inwentaryzacji?
Szkolenie prowadzi Piotr Rybicki, biegły rewident, ekspert w zakresie inwentaryzacji, środków trwałych oraz sprawozdawczości finansowej jednostek budżetowych, od ponad 20 lat prowadzący wykłady, komentator bieżących wydarzeń i panelista największych krajowych wydarzeń branżowych, między innymi Samorządowego Forum Kapitału i Finansów oraz Forum Rachunkowości Budżetowej.
Czy szkolenie na pewno się odbędzie?
O potwierdzeniu terminu informujemy e-mailem przed szkoleniem. Jeżeli termin musiałby ulec zmianie, proponujemy inny albo zwracamy zgłoszenie bez żadnych kosztów po stronie uczestnika.
Jak zrezygnować z udziału w webinarze?
Rezygnację przyjmujemy w formie pisemnej lub e-mailem najpóźniej na 3 dni robocze przed terminem szkolenia. Po tym terminie zgłoszenie traktujemy jako wiążące.
Czy mogę zgłosić zmianę uczestnika?
Tak. Zmianę osoby zgłoszonej można zgłosić w każdej chwili przed szkoleniem, także w dniu webinaru. Wystarczy wiadomość e-mail z danymi nowego uczestnika.
Czy szkolenie można zamówić dla jednej jednostki?
Tak. Prowadzimy szkolenia zamknięte dla urzędów, centrów usług wspólnych, zespołów szkół i jednostek obsługujących, z programem dostosowanym do sytuacji zamawiającego, na przykład do przeglądu instrukcji inwentaryzacyjnej przed sezonem spisowym.
Co zrobić, jeżeli w dniu szkolenia pojawi się problem techniczny?
W wiadomości z linkiem podajemy numer kontaktowy do wsparcia technicznego. Można też dzwonić pod numer +48 506 762 735, a w razie potrzeby przesyłamy link ponownie.
Czym jest inwentaryzacja?
To ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki, porównanie go z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienie i rozliczenie różnic. Nie jest to samo policzenie majątku: bez powiązania z księgami i bez rozliczenia różnic inwentaryzacja nie jest zakończona.
Jaki przepis nakazuje przeprowadzenie inwentaryzacji?
Artykuł 26 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 522. Przepis wskazuje termin, metody i grupy składników, których dotyczy każda z nich.
Jakie są trzy metody inwentaryzacji?
Spis z natury, potwierdzenie salda oraz porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja wartości składników. Metody wskazuje art. 26 ust. 1 pkt 1 do 3 ustawy o rachunkowości i przypisuje je do konkretnych grup aktywów.
Jakie są etapy inwentaryzacji?
Przygotowanie, czyli uzgodnienie ewidencji, zarządzenie i powołanie komisji, następnie czynności inwentaryzacyjne, czyli spis, potwierdzenia i weryfikacja, a na końcu rozliczenie, czyli ustalenie różnic, ich wyjaśnienie i ujęcie w księgach rachunkowych.
Które składniki majątku spisuje się z natury?
Aktywa pieniężne poza rachunkami bankowymi, papiery wartościowe w postaci materialnej, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe i nieruchomości zaliczone do inwestycji, a także maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.
Czy grunt pod szkołą spisuje się z natury?
Nie. Grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości podlegają weryfikacji przez porównanie danych ksiąg z dokumentami, zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3. Spisem z natury obejmuje się natomiast budynki i budowle.
Co ile lat przeprowadza się inwentaryzację w szkole?
Zasadą jest ostatni dzień każdego roku obrotowego. Artykuł 26 ust. 3 pozwala jednak uznać termin za dotrzymany, gdy zapasy w strzeżonych składowiskach objęte ewidencją ilościowo-wartościową zinwentaryzowano raz w ciągu 2 lat, a nieruchomości zaliczone do środków trwałych i inwestycji oraz znajdujące się na terenie strzeżonym inne środki trwałe, maszyny i urządzenia w środkach trwałych w budowie raz w ciągu 4 lat.
Co to znaczy teren strzeżony?
Ustawa o rachunkowości tego pojęcia nie definiuje. Jednostka musi sama określić je w polityce rachunkowości albo w instrukcji inwentaryzacyjnej i na tej podstawie uzasadnić korzystanie z cyklu czteroletniego. Bez takiego zapisu nie ma czym odpowiedzieć na pytanie kontroli.
Czym różni się teren strzeżony od strzeżonego składowiska?
To dwa różne pojęcia z dwóch różnych punktów art. 26 ust. 3. Strzeżone składowiska dotyczą zapasów i cyklu dwuletniego, teren strzeżony dotyczy nieruchomości oraz innych środków trwałych i cyklu czteroletniego.
W jakim okresie można przeprowadzić inwentaryzację roczną?
Inwentaryzację można rozpocząć nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończyć do 15 dnia następnego roku, doprowadzając stan do dnia bilansowego przez dopisanie i odpisanie przychodów i rozchodów między datą spisu a dniem ustalenia stanu z ksiąg.
Kiedy inwentaryzację zdawczo-odbiorczą można zaliczyć jako roczną?
Tylko wtedy, gdy mieści się w oknie czasowym z art. 26 ust. 3 pkt 1 i gdy stan doprowadzono do dnia bilansowego. Spis zdawczo-odbiorczy przeprowadzony w środku roku nie zastąpi inwentaryzacji rocznej.
Czy trzeba inwentaryzować sprzęt, który nie jest własnością szkoły?
Tak. Artykuł 26 ust. 2 nakazuje objąć spisem z natury składniki znajdujące się w jednostce, ale będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, i powiadomić właściciela o wynikach spisu.
Kto odpowiada za inwentaryzację w szkole?
Za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości odpowiada kierownik jednostki, zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, także wtedy, gdy powierzy je innej osobie. Przepis wyłącza z tej konstrukcji odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury, która może przejść na osobę, której spis powierzono.
Kto odpowiada za inwentaryzację, gdy szkołę obsługuje CUW?
Artykuł 53 ust. 5 ustawy o finansach publicznych czyni kierownika jednostki obsługującej odpowiedzialnym za gospodarkę finansową oraz rachunkowość i sprawozdawczość jednostki obsługiwanej, w zakresie obowiązków powierzonych uchwałą albo porozumieniem, a art. 10c ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym przewiduje, że obowiązki z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości przekazuje się w całości. Ministerstwo Finansów w stanowisku opublikowanym na gov.pl wskazuje w tej sytuacji kierownika jednostki obsługującej.
Czy przekazanie rachunkowości do CUW zdejmuje z dyrektora całą odpowiedzialność?
Nie w zakresie spisu z natury. Regionalna Izba Obrachunkowa w Poznaniu w piśmie sygn. WA.0220.56.2025 z 11 września 2025 r. przyjmuje, że obowiązki rachunkowe przechodzą na kierownika jednostki obsługującej, przywołując jednocześnie wyłączenie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości dotyczące przeprowadzenia inwentaryzacji w formie spisu z natury. Praktyczny wniosek jest taki, że czynności spisowe i odpowiedzialność za nie pozostają tam, gdzie jest majątek i osoby materialnie odpowiedzialne.
Na czym opiera się wspólna obsługa jednostek oświatowych?
Na art. 10a ustawy o samorządzie gminnym, który pozwala gminie zapewnić wspólną obsługę administracyjną, finansową i organizacyjną jednostkom organizacyjnym gminy zaliczanym do sektora finansów publicznych, oraz na art. 10b, który nakazuje radzie gminy określić w uchwale jednostki obsługujące, obsługiwane i zakres powierzonych obowiązków.
Czego nie można powierzyć centrum usług wspólnych?
Zgodnie z art. 10c ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym zakres wspólnej obsługi nie może obejmować kompetencji kierowników jednostek do dysponowania środkami publicznymi i zaciągania zobowiązań ani sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie.
Czy przepisy wymagają powołania komisji inwentaryzacyjnej?
Ustawa o rachunkowości nie przewiduje komisji ani zespołów spisowych. Wymaga natomiast odpowiedniego udokumentowania przeprowadzenia i wyników inwentaryzacji oraz powiązania ich z zapisami ksiąg. Komisja i zespoły wynikają z regulacji wewnętrznej jednostki, opartej na kontroli zarządczej.
Kto powinien wchodzić w skład zespołu spisowego?
Przepis tego nie określa. Praktyka, która wytrzymuje kontrolę, opiera się na trzech zasadach: w zespole nie ma osoby materialnie odpowiedzialnej za spisywane składniki, zespół liczy co najmniej dwie osoby, a osoba prowadząca ewidencję danej grupy majątku nie spisuje jej samodzielnie.
Czy instrukcja inwentaryzacyjna jest obowiązkowa?
Nie ma przepisu, który nakazywałby ją wprost. Jest natomiast obowiązek udokumentowania inwentaryzacji z art. 27 ust. 1 oraz wymogi kontroli zarządczej, a bez instrukcji jednostka nie ma czym udowodnić, że stosowała cykl czteroletni, że zdefiniowała teren strzeżony i na jakich zasadach rozliczyła różnice.
Kto sporządza protokół różnic inwentaryzacyjnych?
Sporządza go komisja inwentaryzacyjna, a wyjaśnienia składa osoba materialnie odpowiedzialna. Skutki księgowe ocenia główny księgowy, a decyzję o sposobie rozliczenia podejmuje kierownik jednostki i ta decyzja jest podstawą zapisu w księgach.
Kto podpisuje protokół rzeczy uszkodzonych i zniszczonych?
Przepisy tego nie regulują. W praktyce protokół podpisują członkowie komisji oraz osoba materialnie odpowiedzialna za dany składnik, a zatwierdza go kierownik jednostki. Zasady te powinna określać instrukcja inwentaryzacyjna, żeby dokument nie był kwestionowany.
W jakim roku trzeba rozliczyć różnice inwentaryzacyjne?
W księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji, zgodnie z art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Nie w roku, w którym komisja zakończyła pracę, i nie w roku podjęcia decyzji przez kierownika.
Czy niedobory można skompensować z nadwyżkami?
Kompensata nie jest automatyczna. Jest dopuszczalna tylko przy spełnieniu warunków zapisanych w instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki, a każdy przypadek wymaga uzasadnienia w protokole różnic.
Co zrobić ze składnikiem majątku ujawnionym w toku spisu?
Trzeba go wycenić i wprowadzić do ewidencji. Przy środkach trwałych jednostki posiłkują się w tym zakresie Krajowym Standardem Rachunkowości nr 11, pamiętając, że jego stosowanie jest fakultatywne, o ile jednostka sama nie przyjęła go w polityce rachunkowości.
Czy Krajowe Standardy Rachunkowości są obowiązkowe?
Nie. Artykuł 10 ust. 3 ustawy o rachunkowości stanowi, że w sprawach nieuregulowanych ustawą jednostki mogą stosować krajowe standardy rachunkowości. Jeżeli jednak jednostka wpisze ich stosowanie do polityki rachunkowości, stają się dla niej wiążące wewnętrznie.
Czy istnieje Krajowy Standard Rachunkowości o inwentaryzacji?
Nie. Istnieje stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów, przyjęte uchwałą nr 5/2016 z 26 kwietnia 2016 r. i ogłoszone komunikatem nr 2 Ministra Finansów z 20 lipca 2016 r., Dz. Urz. Min. Fin. 2016 poz. 55.
Czy przepisy budżetowe wprowadzają odrębne zasady inwentaryzacji?
Prawie nie. Rozporządzenie w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla jednostek sektora finansów publicznych, w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 909, odnosi się do inwentaryzacji tylko w zakresie nieruchomości, wymagając porównania danych ewidencji księgowej z ewidencją zasobu nieruchomości, oraz zapasów wojennych. Nie wprowadza odrębnych terminów ani metod.
Jak inwentaryzować zestaw komputerowy?
Zgodnie z przyjętym w jednostce sposobem ujęcia. Jeżeli zestaw jest jednym obiektem inwentarzowym, spisuje się zestaw, ale ewidencja musi wskazywać jego części. Jeżeli elementy ujęto osobno, spisuje się je osobno. Sposób ujęcia trzeba przesądzić przed spisem, bo od niego zależy potem likwidacja pojedynczego elementu.
Jak inwentaryzować laptopy przekazane uczniom?
Sprzęt pozostaje w majątku jednostki, a jego stan potwierdza się protokołem przekazania i oświadczeniem osoby, która go używa. Ewidencja musi wskazywać, gdzie sprzęt fizycznie znajduje się w dniu spisu.
Jak inwentaryzować plac zabaw, boisko i siłownię zewnętrzną?
Jako obiekty ujęte w ewidencji środków trwałych, spisem z natury. Najczęstszym problemem jest rozbieżność między opisem w ewidencji a stanem faktycznym po kolejnych naprawach i wymianach urządzeń, dlatego przed spisem warto uzgodnić dokumentację techniczną z księgami.
Jak poradzić sobie ze spisem, gdy księga inwentarzowa jest niekompletna i majątek nie jest oznakowany?
Trzeba zacząć od uzupełnienia ewidencji i naniesienia numerów inwentarzowych, a nie od spisu. Spis prowadzony na niekompletnej ewidencji nie ustala różnic, tylko tworzy ewidencję od nowa, a jego wynik jest niemożliwy do rozliczenia w księgach.
Czy przepisy przewidują e-inwentaryzację, kody kreskowe albo RFID?
Nie. Ani ustawa o rachunkowości, ani ustawa o finansach publicznych, ani rozporządzenie w sprawie rachunkowości i planów kont nie wspominają o tych narzędziach. Są one dopuszczalne, bo przepisy nie narzucają techniki spisu, ale ich stosowanie opiera się na polityce rachunkowości i instrukcji jednostki, a nie na przepisie.
Czy skontrum to to samo co inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych?
Nie są tym samym. Skontrum to kontrola zbiorów opisana w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych, a obowiązek inwentaryzacji zbiorów jako pozostałych środków trwałych wynika z art. 26 ustawy o rachunkowości. Jednostka może przyjąć zasady skontrum jako opis metody w swojej polityce rachunkowości.
Jak często przeprowadza się skontrum?
Rozporządzenie przewiduje co najmniej raz na 5 lat dla materiałów z wolnym dostępem czytelników, co najmniej raz na 10 lat przy innym systemie udostępniania i zbiorach do 100 tysięcy jednostek ewidencyjnych, z możliwością prowadzenia częściami, oraz kontrolę w sposób ciągły, gdy zbiory przekraczają 100 tysięcy jednostek ewidencyjnych.
Czy rozporządzenie o ewidencji materiałów bibliotecznych dotyczy biblioteki szkolnej?
To jest kwestia sporna i mówimy o tym wprost. Rozporządzenie odnosi się do bibliotek wchodzących w skład ogólnokrajowej sieci bibliotecznej, a art. 27 ust. 2 ustawy o bibliotekach stanowi, że sieć tę tworzą biblioteki publiczne. Część publicystyki oświatowej traktuje jednak skontrum jako obowiązek biblioteki szkolnej. Nie rozstrzygamy tego sporu i opieramy obowiązek inwentaryzacji zbiorów na ustawie o rachunkowości.
Czy w 2026 roku zmieniły się przepisy o inwentaryzacji?
Nie zmieniły się merytorycznie. Artykuł 26 i art. 27 ustawy o rachunkowości nie były nowelizowane co do treści od 2018 r. Zmieniły się natomiast publikatory: nowy tekst jednolity ustawy o rachunkowości to Dz.U. 2026 poz. 522, a rozporządzenia w sprawie rachunkowości i planów kont Dz.U. 2026 poz. 909.
Czy niedokonanie inwentaryzacji narusza dyscyplinę finansów publicznych?
Tak. Zgodnie z art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, w tekście jednolitym Dz.U. 2025 poz. 1484, naruszeniem jest zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami.
Na co najpierw patrzy kontrola?
Na datę poprzedniej inwentaryzacji danej grupy majątku, na zgodność zastosowanej metody z art. 26 oraz z własną instrukcją jednostki i na formalną poprawność arkuszy spisowych. Widać to w wystąpieniach pokontrolnych regionalnych izb obrachunkowych, na przykład w wystąpieniu Regionalnej Izby Obrachunkowej we Wrocławiu sygn. WK.WR.40.1.2018.P6 z 27 kwietnia 2018 r.
Czy szkoła niepubliczna musi przeprowadzać inwentaryzację?
Obowiązek inwentaryzacji wynika z ustawy o rachunkowości i dotyczy jednostek, które prowadzą księgi rachunkowe na jej podstawie, niezależnie od tego, czy są jednostkami sektora finansów publicznych. Zakres obowiązków sprawozdawczych i zasady rachunkowości różnią się natomiast w zależności od formy prowadzenia placówki, dlatego każdy przypadek warto ocenić odrębnie.
Czy szkolenie obejmuje samą księgowość środków trwałych?
Ten webinar koncentruje się na inwentaryzacji: terminach, metodach, dokumentacji i rozliczeniu różnic. Zagadnienia wyceny, amortyzacji i klasyfikacji środków trwałych omawiamy w zakresie potrzebnym do rozliczenia różnic, a szerzej na osobnych szkoleniach.
