-
System EZD PUW w praktyce
Informacje o szkoleniu
Program szkolenia
Informacje o szkoleniu
Cel szkolenia:
- omówienie systemu EZD PUW
- uzyskanie wiedzy dot. zarządzania systemem
- poznanie zasad archiwizacji w EZD
Adresaci:
- pracownicy odpowiedzialni za archiwizację i obieg dokumentacji w jednostce
- pracownicy merytoryczni prowadzący i zdający dokumentację
Termin:
–
Koszt uczestnictwa: 299,00 zł netto + 23% VAT*/ za 1 osobę
(*udział w webinarium zwolniony z VAT w przypadku finasowania webinarium ze środków publicznych)
Program szkolenia
1. Moduł kancelaryjny:
- Pisma
- Rejestry
- Spis spraw
- Generowanie wydruków ze spisu spraw
- Wyszukiwanie
- Struktura organizacji
- Kreator koszulki
- Kod kreskowy
- Rejestrowanie kopert
- Podgląd korespondencji
- Uzupełnianie metadanych
- Wydruk Pocztowej Książki Nadawczej (PKN)
- Wiadomości
- Opis funkcjonalności EZD
- Tworzenie nowej koszulki, do której dołączymy pismo umożliwiające założenie sprawy
- Przekazywanie pism
- Przekazywanie pism według szablonu obiegu
- Hurtowe przekazywanie pism
- Hurtowe pobieranie zawartości koszulek
- Dekretacja pism
- Grupowe przekazywanie pism z możliwością jednoczesnego udostępniania dokumentów
- Rejestracja spraw
- Przenoszenie sprawy do innego symbolu JRWA
- Hurtowe przerejestrowanie spraw
- Wiązanie pism ze sprawą
- Pomocnicza rejestracja spraw w systemie EZD prowadzonych w papierowych teczkach aktowych/Moduł papierowy
- Metryka sprawy
- Udostępnianie akt w sprawie
- Dodatkowe udostępnianie
- Kopia Wewnętrzna pisma
- Kopiowanie hurtowe pisma
- Cofnięcie udostępnienia
- Powiadomienia o zmianach w koszulce
- Akceptacja dokumentów
- Obsługa dokumentu wrażliwego
- Podpisywanie dokumentów
- Weryfikacja składanych podpisów
- Wydruk uwierzytelnienia podpisu elektronicznego
- Automatyczne uzupełnianie zakładek w dokumentach MSWord przy podpisywaniu
- Automatyczne tworzenie wersji PDF podpisanego dokumentu
- Przygotowanie wysyłki (list tradycyjny)
- Wygenerowanie rozdzielnika
- Korespondencja Zbiorcza
- Korespondencja Osobista
- Rejestrowanie wychodzących maili/faxów
- Wyszukiwanie zarejestrowanej korespondencji
- Wydruk korespondencji na innym stanowisku.
Tworzenie list adresatów - Import adresatów
- Prowadzenie rejestrów
- Kończenie /wznawianie spraw
- Zawieszanie spraw
- Wznawianie sprawy
- Przerejestrowanie sprawy
- Hurtowe przerejestrowanie spraw
- Dodawanie notatek do akt sprawy
- Dodawanie opinii do akt sprawy
- ePismo
- Przygotowanie e-korespondencji
- Przygotowanie wysyłki e-korespondencji
- Rozdzielenie wpływów
- Rejestracja wpływów w Głównym Punkcie Kancelaryjnym
- Wprowadzenie metadanych
- Obsługa składu (przyjęcie na stan składu chronologicznego, wypożyczanie, wycofywanie)
- Zamówienie dokumentacji znajdującej się w składzie chronologicznym
- Postępowanie z pismami wychodzącymi na zewnątrz (rejestracja, wycena wysyłki, stworzenie książki nadawczej, odnotowanie wysyłki)
2. Czynności wykonywane przez naczelników i pracowników merytorycznych:
- Dekretowanie korespondencji w EZD przez naczelników wydziałów na właściwe stanowiska merytoryczne
- Uzupełnienie i aktualizacja metadanych przez osobę prowadzącą sprawę
- Założenie sprawy
- Inicjowanie spraw własnych
- Ustawienie terminu założenia sprawy
- Powiązywanie pism ze sprawą
- Przygotowanie projektu pism – akt w sprawie
- Dodawanie załączników
- Dodawanie opinii, notatek
- Udostępnianie akt sprawy
- Parafowanie czystopisu w systemie EZD certyfikatem niekwalifikowanym
- Przekazanie sprawy naczelnikowi do parafowania czystopisu odpowiedzi w sprawie i dalszego przekazania sprawy dyrektorowi departamentu celem podpisania pisma
- Przygotowanie wysyłki, za pośrednictwem modułu korespondencji wychodzącej w EZD
- Tworzenie list adresatów
- Rejestracja przesyłek wychodzących (maile, faksy)
- Zakończenie sprawy po uprzedniej ponownej weryfikacji meta danych
- Zawieszanie i wznawianie sprawy
- Przenoszenie spraw
- Prowadzenie rejestrów
3. Archiwizacja:
- Archiwizacja w składach
- Archiwizacja dokumentacji elektronicznej
- Archiwizacja dokumentacji papierowej
4. Koordynowanie i administrowanie systemem:
- Administrowanie systemem
- Wymagania sprzętowo / programowe aplikacji
- Zakładanie konta użytkownika
- Role i uprawnienia
- Opis funkcjonalności
- Role organizacyjne
- Określenie roli organizacyjnej pracownika procesów
