System EZD PUW w praktyce

Cel szkolenia:

• omówienie systemu EZD PUW
• uzyskanie wiedzy dot. zarządzania systemem
• poznanie zasad archiwizacji w EZD

Adresaci:

• pracownicy odpowiedzialni za archiwizację i obieg dokumentacji w jednostce
• pracownicy merytoryczni prowadzący i zdający dokumentację

Termin:
–

Koszt uczestnictwa: 299,00 zł netto + 23% VAT*/ za 1 osobę
(*udział w webinarium zwolniony z VAT w przypadku finasowania webinarium ze środków publicznych)

1. Moduł kancelaryjny:

• Pisma
• Rejestry
• Spis spraw
• Generowanie wydruków ze spisu spraw
• Wyszukiwanie
• Struktura organizacji
• Kreator koszulki
• Kod kreskowy
• Rejestrowanie kopert
• Podgląd korespondencji
• Uzupełnianie metadanych
• Wydruk Pocztowej Książki Nadawczej (PKN)
• Wiadomości
• Opis funkcjonalności EZD
• Tworzenie nowej koszulki, do której dołączymy pismo umożliwiające założenie sprawy
• Przekazywanie pism
• Przekazywanie pism według szablonu obiegu
• Hurtowe przekazywanie pism
• Hurtowe pobieranie zawartości koszulek
• Dekretacja pism
• Grupowe przekazywanie pism z możliwością jednoczesnego udostępniania dokumentów
• Rejestracja spraw
• Przenoszenie sprawy do innego symbolu JRWA
• Hurtowe przerejestrowanie spraw
• Wiązanie pism ze sprawą
• Pomocnicza rejestracja spraw w systemie EZD prowadzonych w papierowych teczkach aktowych/Moduł papierowy
• Metryka sprawy
• Udostępnianie akt w sprawie
• Dodatkowe udostępnianie
• Kopia Wewnętrzna pisma
• Kopiowanie hurtowe pisma
• Cofnięcie udostępnienia
• Powiadomienia o zmianach w koszulce
• Akceptacja dokumentów
• Obsługa dokumentu wrażliwego
• Podpisywanie dokumentów
• Weryfikacja składanych podpisów
• Wydruk uwierzytelnienia podpisu elektronicznego
• Automatyczne uzupełnianie zakładek w dokumentach MSWord przy podpisywaniu
• Automatyczne tworzenie wersji PDF podpisanego dokumentu
• Przygotowanie wysyłki (list tradycyjny)
• Wygenerowanie rozdzielnika
• Korespondencja Zbiorcza
• Korespondencja Osobista
• Rejestrowanie wychodzących maili/faxów
• Wyszukiwanie zarejestrowanej korespondencji
• Wydruk korespondencji na innym stanowisku.
  Tworzenie list adresatów
• Import adresatów
• Prowadzenie rejestrów
• Kończenie /wznawianie spraw
• Zawieszanie spraw
• Wznawianie sprawy
• Przerejestrowanie sprawy
• Hurtowe przerejestrowanie spraw
• Dodawanie notatek do akt sprawy
• Dodawanie opinii do akt sprawy
• ePismo
• Przygotowanie e-korespondencji
• Przygotowanie wysyłki e-korespondencji
• Rozdzielenie wpływów
• Rejestracja wpływów w Głównym Punkcie Kancelaryjnym
• Wprowadzenie metadanych
• Obsługa składu (przyjęcie na stan składu chronologicznego, wypożyczanie, wycofywanie)
• Zamówienie dokumentacji znajdującej się w składzie chronologicznym
• Postępowanie z pismami wychodzącymi na zewnątrz (rejestracja, wycena wysyłki, stworzenie książki nadawczej, odnotowanie wysyłki)

2. Czynności wykonywane przez naczelników i pracowników merytorycznych:

• Dekretowanie korespondencji w EZD przez naczelników wydziałów na właściwe stanowiska merytoryczne
• Uzupełnienie i aktualizacja metadanych przez osobę prowadzącą sprawę
• Założenie sprawy
• Inicjowanie spraw własnych
• Ustawienie terminu założenia sprawy
• Powiązywanie pism ze sprawą
• Przygotowanie projektu pism – akt w sprawie
• Dodawanie załączników
• Dodawanie opinii, notatek
• Udostępnianie akt sprawy
• Parafowanie czystopisu w systemie EZD certyfikatem niekwalifikowanym
• Przekazanie sprawy naczelnikowi do parafowania czystopisu odpowiedzi w sprawie i dalszego przekazania sprawy dyrektorowi departamentu celem podpisania pisma
• Przygotowanie wysyłki, za pośrednictwem modułu korespondencji wychodzącej w EZD
• Tworzenie list adresatów
• Rejestracja przesyłek wychodzących (maile, faksy)
• Zakończenie sprawy po uprzedniej ponownej weryfikacji meta danych
• Zawieszanie i wznawianie sprawy
• Przenoszenie spraw
• Prowadzenie rejestrów

3. Archiwizacja:

• Archiwizacja w składach
• Archiwizacja dokumentacji elektronicznej
• Archiwizacja dokumentacji papierowej

4. Koordynowanie i administrowanie systemem:

• Administrowanie systemem
• Wymagania sprzętowo / programowe aplikacji
• Zakładanie konta użytkownika
• Role i uprawnienia
• Opis funkcjonalności
• Role organizacyjne
• Określenie roli organizacyjnej pracownika procesów