Obieg i archiwizacja dokumentacji w systemie EZD

Cel szkolenia:

• zapoznanie uczestników z pojęciem elektronicznego zarządzania dokumentacją, archiwizacją dokumentów, instrukcją kancelaryjną.
• zdobycie wiedzy w jaki sposób się przygotować do wdrożenia.
• zdobycie informacji jak obsługiwać składy.
• omówienie jak radzić sobie z najczęściej występującymi błędami.

Adresaci:

• pracownicy odpowiedzialni za archiwizację i obieg dokumentacji w jednostce
• pracownicy tych urzędów i instytucji, które jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przyjęły bądź zamierzają przyjąć system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)

Termin:
–

Koszt uczestnictwa: 329,00 zł netto + 23% VAT*/ za 1 osobę
(*udział w webinarium zwolniony z VAT w przypadku finasowania webinarium ze środków publicznych)

I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w podmiocie
1. Przepisy regulujące obieg dokumentacji elektronicznej w podmiocie
2. Przepisy regulujące archiwizację dokumentacji elektronicznej w podmiocie

II. Wymogi techniczne i organizacyjne systemów EZD – zadania organizacji

1. Wymagania techniczne

• Komputery: specyfikacja techniczna, laptopy czy komputery stacjonarne
• Internet
• Skanery
• Serwerownia
• Sprzęt peryferyjny
• Oprogramowanie
  
• Serwer czy chmura? – wady i zalety rozwiązań

2. Wymagania organizacyjne

• Powołanie zespołu ds. wdrożenia EZD: kto ma w jego skład wchodzić
• Metodyka powołań do zespołu
• Rozszerzone zadania kancelarii/ sekretariatu: wyzwanie dla organizacji
• Nowe zadania i specyfika pracy archiwisty
• Zarządzanie zmianą – jak przekonać pracowników do zmian?
• Problemy praktyczne
• Case study

3. Na co zwrócić uwagę ogłaszając przetarg (SIWZ) lub wybierając bezpośrednio
dostawcę usługi

4. Porównanie rozwiązań – system mieszany vs. System klasy EZD – wady i zalety.

III. Etapy wdrożenia systemu EZD
1. Rekomendowane etapy wdrożenia
2. I etap
3. II etap
4. III etap
5. IV etap
6. Działania dostosowawcze
7. Testowanie rozwiązań
8. Modyfikacje
9. Problemy które mogą się pojawić w trakcie wdrożenia
10. Case study

IV. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania –
System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)
1. Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i
rozstrzygania spraw
2. Opracowanie procedur wewnętrznych
3. JRWA, tworzenie znaków spraw, klasyfikacja dokumentacji. Jak zgodnie z instrukcją
nadać znak sprawy? Jak wybrać hasło do prowadzonej sprawy? Gdzie w znaku sprawy dodawać kolejne elementy (numer kolejnego pisma w sprawie, inicjały prowadzącego
itp.).
4. Wyjątki od podstawowego systemu dokumentowania sprawy, teraz i po wdrożeniu
systemu EZD.
5. Zasady dodawania wyjątków
6. Koordynator czynności kancelaryjnych – zadania w EZD
7. Interoperacyjność znaku sprawy
8. Akta sprawy w EZD
9. Metryka sprawy w EZD
10. Metadane 

V. Czynności kancelaryjne w systemie EZD

1.  Zadania punktów kancelaryjnych:

• otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki
• rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
• odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) – wyjątki
• wprowadzanie metadanych
• tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne
• odwzorowanie i niepełne odwzorowanie
• prowadzenie składu informatycznych nośników danych
• wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i
  składu informatycznych nośników danych
• przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu
  chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
• wysyłka pisma papierowego i elektronicznego

2. Zadania kierowników komórek organizacyjnych:

• dekretacja pisma – wyjątki
• rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
• dekretacja zastępcza
• akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa)
• podpisanie pisma podpisem elektronicznym
• podpisanie pisma podpisem odręcznym

3. Zadania prowadzących sprawy:

• zakładanie spraw
• uzupełnianie metadanych
• dekretacja zastępcza
• prowadzenie kompletnych akt sprawy
• prowadzenie metryk spraw
• sporządzanie projektów pism
• dokonywanie akceptacji

4. Korespondencja wewnętrzna w EZD

VI. Składy – organizacja, obsługa i archiwizacja
1. Liczba, rodzaje i organizacja składów
2. Obsługa i archiwizacja składów chronologicznych oraz składów informatycznych
nośników danych
3. Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych, w
tym zasady wypożyczania lub wycofywania przesyłek
4. Jak zarządzać pismami w składach
5. Obsługa pudeł i informatycznych nośników danych
6. Obsługa składów w systemie EZD
7. Bieżąca obsługa składów a sposób prowadzenia akt spraw i obowiązujące systemy
wykonywania czynności kancelaryjnych (system EZD, system tradycyjny)
8. Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w
EZD

VII. Archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD
1. Przejmowanie dokumentacji elektronicznej do modułu archiwum zakładowego /
składnicy akt
2. Przejmowanie dokumentacji papierowej do modułu archiwum zakładowego /
składnicy akt
3. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji elektronicznej i
papierowej oraz prowadzenie jej ewidencji w systemie EZD
4. Udostępnianie dokumentacji elektronicznej i papierowej przechowywanej w
archiwum zakładowym/ składnicy akt prowadzonym w systemie EZD
5. Wycofywanie dokumentacji elektronicznej i papierowej ze stanu archiwum
zakładowego / składnicy akt prowadzonym w systemie EZD
6. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w systemie EZD
7. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych w systemie EZD
8. Sprawozdawczość archiwum zakładowego w systemie EZD