-
Nowoczesny sekretariat szkoły i placówki oświatowej – dokumentacja, EZD, komunikacja elektroniczna i sprawny obieg informacji
Cel szkolenia:
- szczegółowe przedstawienie wybranych rodzajów dokumentacji z praktyki szkolnej
- omówienie najczęściej popełnianych błędów, możliwości ich poprawy i korygowania z uwzględnieniem najnowszych przepisów prawa oświatowego oraz przepisów dotyczących przyjmowania dzieci ze szkół ukraińskich
Materiały dla uczestników:
- procedura obiegu dokumentów i informacji w szkole,
- schemat obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
- instrukcja postępowania z dokumentem otrzymanym elektronicznie,
- procedura obsługi e-Doręczeń w sekretariacie,
- wzór upoważnienia do obsługi korespondencji elektronicznej,
- wzór upoważnienia do dostępu do dokumentacji i systemów,
- karta obiegu dokumentu/sprawy,
- checklista prawidłowego zakładania i prowadzenia sprawy,
- wzór rejestru korespondencji,
- procedura postępowania z przesyłkami i dokumentami zawierającymi dane osobowe,
- wzór protokołu przekazania dokumentacji
Adresaci:
- osoby pracujące na stanowisku sekretarza i sekretarki w placówkach oświatowych,
- referenci,
- specjaliści do spraw administracyjnych,
- wszystkie osoby, które chcą poszerzyć lub zdobyć nowe kompetencje zawodowe
Prowadzący:
Justyna Świder
Termin szkolenia:
16.10.2026, godz.10:00-14:00 – zapraszamy do zapisów
Koszt uczestnictwa: 439,00 zł netto + 23% VAT*/ za 1 osobę
(*udział w webinarium zwolniony z VAT w przypadku finasowania webinarium ze środków publicznych)
Justyna Świder
Radca prawny wpisany na listę Okręgowej Izby Radców Prawnych w Katowicach. Specjalista z zakresu prawa cywilnego, w tym oświatowego i samorządowego oraz administracyjnego. Biegle porusza się w prawie pracy. Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji, a także Wydziału Filologicznego Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie. Wieloletni pracownik samorządowy w sektorze publicznym oraz autorka komentarzy eksperckich z zakresu prawa cywilnego, oświatowego, administracyjnego, samorządowego oraz prawa pracy.
1. Sekretariat szkoły w nowoczesnym obiegu dokumentów
- zadania sekretariatu i odpowiedzialność za dokumentację,
- dokument papierowy a dokument elektroniczny,
- prawidłowy obieg informacji w placówce,
- przyjmowanie, rejestrowanie, dekretowanie i przekazywanie korespondencji,
- najczęstsze błędy w pracy sekretariatu.
2. EZD w szkole i placówce oświatowej
- czym jest elektroniczne zarządzanie dokumentacją,
- system tradycyjny a system EZD,
- odwzorowanie cyfrowe i skład chronologiczny,
- prowadzenie spraw i kompletowanie dokumentacji,
- dekretacja elektroniczna,
- zakończenie sprawy i archiwizacja dokumentacji.
3. Instrukcja kancelaryjna, JRWA i archiwum zakładowe
- zakładanie i prowadzenie spraw,
- znak sprawy i klasyfikowanie dokumentacji,
- teczki rzeczowe i kategorie archiwalne,
- dokumentacja nietworząca akt sprawy,
- przekazywanie dokumentacji do archiwum,
- porządkowanie dokumentacji papierowej i elektronicznej.
4. Komunikacja elektroniczna szkoły
- e-Doręczenia w pracy sekretariatu,
- korespondencja przychodząca i wychodząca,
- poczta elektroniczna a oficjalna korespondencja placówki,
- podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczna i inne sposoby uwierzytelniania,
- dokument elektroniczny jako element akt sprawy,
- potwierdzanie wysłania i odbioru korespondencji.
5. Sprawny obieg dokumentów i informacji
- droga dokumentu od wpływu do załatwienia sprawy,
- podział odpowiedzialności między sekretariat, dyrektora i pracowników,
- przekazywanie dokumentacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi,
- terminy załatwiania spraw i kontrola obiegu dokumentów,
- organizacja zastępstw i dostęp do dokumentacji podczas nieobecności pracownika.
6. Dokumentacja ucznia i rodzica
- przyjmowanie wniosków, podań i oświadczeń,
- wydawanie zaświadczeń i innych dokumentów,
- upoważnienia i pełnomocnictwa,
- udostępnianie dokumentacji,
- przekazywanie informacji rodzicom i osobom uprawnionym,
- ochrona danych osobowych w bieżącej pracy sekretariatu.
7. Bezpieczeństwo informacji w sekretariacie
- dostęp do dokumentacji i systemów informatycznych,
- przesyłanie dokumentów zawierających dane osobowe,
- zasady korzystania z poczty i urządzeń służbowych,
- błędny adresat, utrata dokumentu i inne incydenty,
- organizacja stanowiska pracy zgodnie z zasadą poufności.
8. Sekretariat w praktyce – organizacja pracy
- checklista wpływającej korespondencji,
- postępowanie z dokumentem elektronicznym i papierowym,
- prawidłowa dekretacja i rejestracja sprawy,
- przygotowanie korespondencji do wysyłki,
- najczęstsze sytuacje problemowe i sposoby ich rozwiązania.
