Przygotowanie oraz wszczęcie postępowania na dostawę artykułów spożywczych i usług cateringowych powyżej 170tys. zgodnie z PZP

Szacowanie wartości zamówienia na catering i artykuły spożywcze

1. Wartość netto zamówienia;
2. Jak szacować catering cykliczny;
3. Jak szacować dostawy artykułów spożywczych;
4. Kiedy sumować podobne dostawy;
5. Zamówienia powtarzające się, sezonowe i planowane na cały rok;
6. Zamówienia realizowane w częściach;
7. Jak dokumentować szacowanie wartości;
8. Najczęstsze błędy:

• liczenie jednej faktury,
• pomijanie kolejnych miesięcy,
• nieuwzględnianie planowanych wydarzeń,
• sztuczne rozbijanie zakupów.

Opis przedmiotu zamówienia — jak opisać jedzenie, jakość i usługę bez ograniczania konkurencji
1. Opis przedmiotu zamówienia w sposób jednoznaczny, wyczerpujący i neutralny konkurencyjnie;
2. Jak opisywać produkty spożywcze bez wskazywania konkretnych marek;
3. Kiedy stosować określenie „lub równoważne”;
4. Gramatura, skład, jakość, świeżość, termin przydatności, temperatura, opakowania;
5. Wymagania dotyczące diet specjalnych, alergenów i jadłospisów;
6. Wymagania sanitarne, HACCP, transport żywności, warunki przechowywania;
7. Częstotliwość dostaw i godziny dostaw;
8. Reklamacje i wymiana produktów;
9. Wymagania wobec personelu przy cateringu;

Warunki udziału, dokumenty i certyfikacja wykonawców
1. Jakie warunki udziału można postawić wykonawcy;
2. Doświadczenie w usługach cateringowych lub dostawach żywności;
3. Zdolność techniczna i zawodowa;
4. Potencjał kadrowy i sprzętowy;
5. Decyzje, wpisy, zaświadczenia i dokumenty sanitarne;
6. Jak nie postawić warunków zbyt wygórowanych;
7. Certyfikacja wykonawców od 2026 r. — co warto wiedzieć na poziomie praktycznym;
8. Dokumenty podmiotowe i przedmiotowe w postępowaniu.
9. Czy zawsze należy określać warunki udziału w postępowaniu?

Kryteria oceny ofert — nie tylko cena
1. Kiedy sama cena może być niewystarczająca;
2. Jakość produktów jako kryterium;
3. Termin dostawy;
4. Czas reakcji na reklamację;
5. Doświadczenie personelu;
6. Aspekty środowiskowe, np. ograniczenie plastiku, opakowania zwrotne, ograniczenie marnowania żywności;
7. Aspekty społeczne;
8. Jak tworzyć kryteria mierzalne i możliwe do zweryfikowania;
9. Błędy w kryteriach pozornych i niemierzalnych.

Badanie ofert, rażąco niska cena i wybór wykonawcy
1. Jak sprawdzić, czy oferta odpowiada SWZ;
2. Błędy w formularzu cenowym;
3. Braki w dokumentach;
4. Wyjaśnienia treści oferty;
5. Rażąco niska cena przy cateringu i żywności;
6. Kiedy cena może być nierealna;
7. Jak żądać wyjaśnień;
8. Kiedy odrzucić ofertę;
9. Jak uzasadnić wybór oferty najkorzystniejszej.

Umowa na catering i dostawy żywności — zapisy, które chronią zamawiającego
1. Projektowane postanowienia umowy;
2. Harmonogram dostaw;
3. Odbiór dostaw i usług;
4. Reklamacje;
5. Wymiana produktów;
6. Kary umowne;
7. Bezpieczeństwo żywności;
8. Odpowiedzialność za nieterminowe dostawy;
9. Zmiana jadłospisu;
10. Zmiany ilości;
11. Prawo opcji;
12. Waloryzacja wynagrodzenia przy umowach dłuższych niż 6 miesięcy;
13. Zmiany umowy w trakcie realizacji;
14. Jak przygotować umowę na sytuacje awaryjne, np. brak dostawy, pogorszenie jakości, zmiana liczby uczestników.

• kiedy zamówienie na catering lub żywność podlega Pzp;
• jak stosować próg 170.000,00 zł netto;
• jak rozróżnić usługę cateringową od dostawy artykułów spożywczych;
• kiedy mamy do czynienia z zamówieniem mieszanym;
• kiedy warto podzielić zamówienie na części;
• jak opisać przedmiot zamówienia, żeby nie ograniczyć konkurencji;
• jakie wymagania jakościowe, sanitarne i logistyczne można wpisać do SWZ;
• jak stosować kryteria pozacenowe;
• jak badać oferty w postępowaniach na catering i żywność;
• jak przygotować umowę, kary umowne, odbiory, reklamacje i waloryzację;
• na jakie zmiany w Pzp zwrócić uwagę w 2026 roku