Obieg i archiwizacja dokumentacji w szkołach i placówkach oświatowych

Cel szkolenia:

• zapoznanie się z przepisami regulującymi przekazywanie i archiwizowanie akt
• nabycie umiejętności prawidłowej archiwizacji dokumentacji
• zdobycie wiedzy jak prawidłowo zorganizować obieg dokumentacji
• zdobycie wiedzy jak postępować z niewłaściwie uporządkowaną dokumentacją przekazywaną przez komórki
• zdobycie wiedzy z zakresu prawidłowego przekazywania akt do archiwum oraz brakowania akt
• praktyczne zastosowanie wiedzy zdobytej w czasie szkolenia poprzez zastosowanie zajęć praktycznych

Adresaci:

• archiwiści, pracownicy składnic akt oraz osoby przygotowujące się do przejęcia funkcji związanych z archiwizacją dokumentacji
• pracownicy przekazujący dokumentację
• pracownicy sekretariatów

Termin szkolenia:
–

Koszt uczestnictwa: 329,00 zł netto + 23% VAT*/ za 1 osobę
(*udział w webinarium zwolniony z VAT w przypadku finasowania webinarium ze środków publicznych)

1. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w placówce oświatowej 

• Ważniejsze akty polskiego prawa archiwalnego, kadr, ochrony danych osobowych
• Podstawowe konstrukcje prawa w zakresie archiwizacji, kadr, ochrony danych osobowych
• Opracowanie normatywów kancelaryjno -archiwalnych
• Instrukcje wewnętrzne

2. Przekazywanie akt powstałych w placówce oświatowej

• Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt
• Klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentacji (kat. A, B, BE, BC)
• Postępowanie z dokumentacją elektroniczną
• Opracowanie instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt
• Przekazywanie akt do składnicy akt
• Porządkowanie wewnętrzne jednostek aktowych
• Opisywanie teczek
• Sporządzanie ewidencji
• Problemy występujące w placówkach oświatowych z zakresie porządkowania i przekazywania dokumentacji

3. Instrukcja archiwalna

• Organizacja i zadania archiwum zakładowego/składnicy akt
• Lokal archiwum zakładowego/składnicy akt
• Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji (spis zdawczo-odbiorczy, wykaz spisów)
• Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
• Przekwalifikowanie dokumentacji zastanej w placówce oświatowej
• Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym/składnicy akt
• Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego/składnicy akt
• Zasady przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
• Sprawozdawczość składnicy akt 
• Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki.

4. Zmiany w procedurze brakowania dokumentacji

• Analiza procesu brakowania dokumentacji w świetle obowiązujących procedur
• Niszczenie akt a brakowanie dokumentacji
• Jak długo należy przechowywać akta w placówce oświatowej (aspekt służbowy, kontrolny, socjalny i historyczny)?
• Kto odpowiada za brakowanie akt w placówce oświatowej i jak często należy je przeprowadzać?
• Zniesienie wzorów formularzy dot. brakowania i co z tego wynika?
• Typowanie dokumentacji do zniszczenia
• Sporządzanie wniosku na brakowanie.

5. Porządkowanie dokumentacji wytwarzanej w placówce oświatowej. Najczęściej występujące problemy

• Zakres i formy dokumentacji księgowej
• Kwalifikacja dokumentacji księgowej
• Przechowywanie dokumentacji księgowej
• Brakowanie dokumentacji księgowej
• Postępowanie z dokumentacją kadrowo- płacową
• Kwalifikowanie, przechowywanie i brakowanie dokumentacji kadrowo- płacowej
• Dokumentacja elektroniczna- postępowanie, przechowywanie i brakowanie
• Postępowanie z dokumentacją oświatową
• Najczęściej występujące problemy i jak sobie z nimi radzić.