Obieg i archiwizacja dokumentacji w szkołach i placówkach oświatowych

Cel szkolenia:

• uzyskanie wiedzy na temat postępowania z dokumentacją w placówkach oświatowych,
• omówienie zasad prawidłowego prowadzenia dokumentacji od momentu wpływu lub wytworzenia pisma, do chwili zakończenia spraw i zarchiwizowania segregatorów i teczek
• omówienie zasad przekazywania akt oraz zorganizowania i prowadzenia archiwów i składnic akt.

Adresaci:

• pracownicy sekretariatów i dyrektorzy szkół wszystkich typów, przedszkoli, żłobków, referatów oświaty, centrów usług wspólnych, zespołów obsługi szkół
• pracownicy merytoryczni prowadzący i zdający dokumentację
• pracownicy odpowiedzialni za archiwizację dokumentacji

Koszt uczestnictwa: 299,00 zł netto + 23% VAT*/ za 1 osobę
(*udział w webinarium zwolniony z VAT w przypadku finasowania webinarium ze środków publicznych)

1. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie

• Przepisy prawa archiwalnego
• Pozostałe przepisy dot. dokumentacji szkolnej
• Wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych

2. Normatywy kancelaryjno-archiwalne – obowiązek ustawowy

• Czym są i czemu służą normatywy kancelaryjno-archiwalne
• Zasady budowy normatywów
  • Instrukcja kancelaryjna
  • Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt – budowa i zasady stosowania
  • Instrukcja archiwalna

• Tryb i procedura wdrażania i aktualizowania normatywów

3. Obieg dokumentacji zgodnie z instrukcją kancelaryjną

• System kancelaryjny i system wykonywania czynności kancelaryjnych
• Punkt kancelaryjny i jego zadania
• Dokumentacja tworząca i nie tworząca spraw
• Klasyfikacja rzeczowa a teczka rzeczowa – zasady prowadzenia dokumentacji w oparciu o JRWA
• Rejestracja i znakowanie spraw
• Spis spraw – kiedy i dla jakiej dokumentacji się go prowadzi
• Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt,
• Kwalifikacja archiwalna dokumentów

4. Archiwizacja dokumentów

• Gromadzenie i przechowywanie dokumentacji spraw zakończonych
• Przekazywanie dokumentacji spraw zakończonych do archiwum zakładowego/składnicy akt
  • uporządkowanie wewnętrzne dokumentacji
  • opisanie jednostek archiwalnych
  • sporządzenie ewidencji przekazywanej dokumentacji
• Archiwizacja dokumentów elektronicznych (w systemie teleinformatycznym i na informatycznych nośnikach danych)
• Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych
• Sukcesja archiwalna i archiwizacja dokumentacji odziedziczonej

5. Instrukcja archiwalna i funkcjonowanie archiwum zakładowego

• Organizacja, lokal i zadania archiwum zakładowego/składnicy akt
• Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji
• Przekwalifikowanie dokumentacji zastanej w placówce
• Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
• Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (papierowej i elektronicznej) po upływie obowiązujących okresów jej przechowywania
• Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
• Sprawozdawczość archiwum zakładowego
• Prowadzenie i archiwizacja dokumentów a ochrona danych osobowych

6. Postępowanie z dokumentacją w przypadku likwidacji placówki oświatowej