-
Obieg i archiwizacja dokumentacji w szkołach i placówkach oświatowych
Cel szkolenia:
- uzyskanie wiedzy na temat postępowania z dokumentacją w placówkach oświatowych,
- omówienie zasad prawidłowego prowadzenia dokumentacji od momentu wpływu lub wytworzenia pisma, do chwili zakończenia spraw i zarchiwizowania segregatorów i teczek
- omówienie zasad przekazywania akt oraz zorganizowania i prowadzenia archiwów i składnic akt.
Uczestnicy szkolenia otrzymają wzory formularzy przydatnych w codziennej pracy:
- spis spraw
- spis zdawczo-odbiorczy dokumentacji aktowej
- spis zdawczo-odbiorczy informatycznych nośników danych
- wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
- protokół wycofania dokumentacji z archiwum
- karta wypożyczenia dokumentacji z archiwum
- protokół oceny dokumentacji typowanej do brakowania
- spis na brakowanie
- wniosek o zgodę na brakowanie
- wzór opisu jednostki archiwalnej
Ponadto uczestnicy otrzymają teksty wzorcowych normatywów kancelaryjno-archiwalnych:
- instrukcji kancelaryjnej
- jednolitego rzeczowego wykazu akt
- instrukcji archiwalnej
Adresaci:
- pracownicy sekretariatów i dyrektorzy szkół wszystkich typów, przedszkoli, żłobków, referatów oświaty, centrów usług wspólnych, zespołów obsługi szkół
- pracownicy merytoryczni prowadzący i zdający dokumentację
- pracownicy odpowiedzialni za archiwizację dokumentacji
Termin szkolenia:
16.02.2024r, godz.9:00-14:00 – zapraszamy do zapisów
Koszt uczestnictwa: 329,00 zł netto + 23% VAT*/ za 1 osobę
(*udział w webinarium zwolniony z VAT w przypadku finasowania webinarium ze środków publicznych
1. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie
- Przepisy prawa archiwalnego
- Pozostałe przepisy dot. dokumentacji szkolnej
- Wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
2. Normatywy kancelaryjno-archiwalne – obowiązek ustawowy
- Czym są i czemu służą normatywy kancelaryjno-archiwalne
- Zasady budowy normatywów
- Instrukcja kancelaryjna
- Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt – budowa i zasady stosowania
- Instrukcja archiwalna
- Tryb i procedura wdrażania i aktualizowania normatywów
3. Obieg dokumentacji zgodnie z instrukcją kancelaryjną
- System kancelaryjny i system wykonywania czynności kancelaryjnych
- Punkt kancelaryjny i jego zadania
- Dokumentacja tworząca i nie tworząca spraw
- Klasyfikacja rzeczowa a teczka rzeczowa – zasady prowadzenia dokumentacji w oparciu o JRWA
- Rejestracja i znakowanie spraw
- Spis spraw – kiedy i dla jakiej dokumentacji się go prowadzi
- Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt,
- Kwalifikacja archiwalna dokumentów
4. Archiwizacja dokumentów
- Gromadzenie i przechowywanie dokumentacji spraw zakończonych
- Przekazywanie dokumentacji spraw zakończonych do archiwum zakładowego/składnicy akt
- uporządkowanie wewnętrzne dokumentacji
- opisanie jednostek archiwalnych
- sporządzenie ewidencji przekazywanej dokumentacji
- Archiwizacja dokumentów elektronicznych (w systemie teleinformatycznym i na informatycznych nośnikach danych)
- Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych
- Sukcesja archiwalna i archiwizacja dokumentacji odziedziczonej
5. Instrukcja archiwalna i funkcjonowanie archiwum zakładowego
- Organizacja, lokal i zadania archiwum zakładowego/składnicy akt
- Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji
- Przekwalifikowanie dokumentacji zastanej w placówce
- Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
- Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (papierowej i elektronicznej) po upływie obowiązujących okresów jej przechowywania
- Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
- Sprawozdawczość archiwum zakładowego
- Prowadzenie i archiwizacja dokumentów a ochrona danych osobowych
6. Postępowanie z dokumentacją w przypadku likwidacji placówki oświatowej