Obieg i archiwizacja dokumentacji, archiwum zakładowe

Cel szkolenia:

• rozwinięcie umiejętności praktycznych oraz aktualizacja wiedzy w zakresie właściwego postępowania z dokumentami, organizowania lub nadzorowania właściwego ich obiegu i archiwizowania
• omówienie zasad prowadzenia archiwum zakładowego / składnicy akt

Adresaci:

• pracownicy odpowiedzialni za funkcjonowanie archiwum zakładowego / składnicy akt
• pracownicy merytoryczni prowadzący i zdający dokumentację

Termin:
–

Koszt uczestnictwa: 329,00 zł netto + 23% VAT*/ za 1 osobę
(*udział w webinarium zwolniony z VAT w przypadku finasowania webinarium ze środków publicznych

1. Przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie

• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
• Przepisy wykonawcze do Ustawy
• Wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
• Normatywy kancelaryjno-archiwalne Aktotwórcy

2. Dokumentacja i jej rodzaje

• Definicja dokumentu
• Podstawowe obowiązki aktotwórców
• Rodzaje dokumentacji

3. Obieg dokumentacji w podmiocie

• System kancelaryjny i system wykonywania czynności kancelaryjnych
• Rejestracja przesyłek i ich rodzaje
• Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt – budowa i stosowanie
• Rejestracja spraw – znak sprawy, teczka rzeczowa, dokumentacja tworzaca i nie tworząca spraw
• Spis spraw – kiedy i dla jakiej dokumentacji się go prowadzi
• Klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentów

4. Archiwizacja dokumentów

• Przechowywanie dokumentacji spraw zakończonych w komórkach organizacyjnych
• Przekazywanie dokumentacji spraw zakończonych do archiwum zakładowego
  • uporządkowanie wewnętrzne dokumentacji
  • opisanie jednostek archiwalnych
  • sporządzenie ewidencji przekazywanej dokumentacji
• Archiwizacja dokumentów elektronicznych (w systemie teleinformatycznym i na informatycznych nośnikach danych)

5. Funkcjonowanie archiwum zakładowego

• Organizacja, lokal i zadania archiwum zakładowego
• Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji
• Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
• Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego
• Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (papierowej i elektronicznej) po upływie obowiązujących okresów jej przechowywania
• Przekwalifikowanie dokumentacji zastanej w podmiocie
• Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
• Sprawozdawczość archiwum zakładowego

 6. Postępowanie z dokumentacji w przypadku reorganizacji/likwidacji podmiotu lub jego komórek organizacyjnych