-
Dokument elektroniczny: procedury administracyjne, postępowanie z e-dokumentem
Informacje o szkoleniu
Program szkolenia
Informacje o szkoleniu
Cel szkolenia
- wskazanie jak prawidłowo liczyć terminy administracyjne, jak określić datę wpływu dokumentu,
- omówienie jak ustalić czy mamy do czynienia z dokumentem elektronicznym mającym moc prawną, czy też z dokumentem zawierającym braki formalne lub skanem.
- wyjaśnienie w jakim trybie wysyłać dokumenty,
- omówienie jak prawidłowo podpisać dokument oraz jak radzić sobie z najczęściej występującymi problemami
Adresaci:
- pracownicy urzędów obsługujący interesantów, w szczególności pracownicy kancelarii, sekretariatów,
- osoby decyzyjne
- pracownicy merytoryczni
Termin:
–
Koszt uczestnictwa: 299,00 zł netto + 23% VAT*/ za 1 osobę
(*udział w webinarium zwolniony z VAT w przypadku finasowania webinarium ze środków publicznych)77
Program szkolenia
1. KPA a dokument elektroniczny: Wnoszenie pism do urzędu w świetle przepisów prawa:
- Doręczanie dokumentów elektronicznych – w jakich sytuacjach ma zastosowanie poczta
elektroniczna, a w jakich elektroniczna skrzynka podawcza - Wnoszenie pism do urzędu – metody
- Wnoszenie pism w formie elektronicznej – wymagania
- Przygotowywanie usług publicznych
- Udostępnianie usług publicznych
- Dokument elektroniczny a forma papierowa – podobieństwa i różnice
- Potwierdzenie złożenia dokumentu: UPP/ UPD – czym się różnią.
2. Rejestracja przesyłek w urzędzie:
- Rejestracja przesyłek i rozdzielanie przesyłek w urzędzie
- Dekretacje
3. Akta spraw w aspekcie dokumentu elektronicznego:
- Rejestracja spraw
- Badanie spełnienia wymagań formalnych e-podania
- Akta spraw w systemie tradycyjnym i systemie EZD w aspekcie przesyłki elektronicznej
- Jedna sprawa w urzędzie
- Reorganizacja a akta spraw
- Dopuszczalność i możliwości udostępniania dokumentów elektronicznych i akt sprawy
- System tradycyjny i EZD a inne systemy teleinformatyczne – gdzie przebiega granica?
- Przygotowanie i akceptacja pism – dopuszczalność wykorzystania różnych podpisów
elektronicznych
4. Korespondencja wychodząca:
- Forma załatwiania spraw – szczegółowe omówienie procedur doręczeń elektronicznych i
udostępniania pism; praktyczne wykorzystanie platformy ePUAP. Doręczenie elektroniczne
z wykorzystaniem adresu email – kiedy i jak wykorzystać - Problemy techniczne przy doręczeniach elektronicznych
- Potwierdzenie odbioru pisma
5. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania – System
Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD): Czynności kancelaryjne w systemie EZD:
- Otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki
- Rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
- Odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) – wyjątki
- Wprowadzanie metadanych
- Tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i
niepełne odwzorowanie - Prowadzenie składu informatycznych nośników danych
- Wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu
informatycznych nośników danych - Przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu
informatycznych nośników danych - Wysyłka pisma papierowego i elektronicznego
- Dekretacja pisma – wyjątki
- Rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
- Dekretacja zastępcza
- Akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa)
- Podpisanie pisma podpisem elektronicznym
- Podpisanie pisma podpisem odręcznym
- Zakładanie spraw
- Uzupełnianie metadanych
- Dekretacja zastępcza
- Prowadzenie kompletnych akt sprawy
- Prowadzenie metryk spraw
- Sporządzanie projektów pism
- Dokonywanie akceptacji