Dokument elektroniczny: procedury administracyjne, postępowanie z e-dokumentem

Cel szkolenia

• wskazanie jak prawidłowo liczyć terminy administracyjne, jak określić datę wpływu dokumentu, 
• omówienie jak ustalić czy mamy do czynienia z dokumentem elektronicznym mającym moc prawną, czy też z dokumentem zawierającym braki formalne lub skanem.
• wyjaśnienie w jakim trybie wysyłać dokumenty, 
• omówienie jak prawidłowo podpisać dokument oraz jak radzić sobie z najczęściej występującymi problemami

Adresaci:

• pracownicy urzędów obsługujący interesantów, w szczególności pracownicy kancelarii, sekretariatów, 
• osoby decyzyjne 
• pracownicy merytoryczni

Termin:
–

Koszt uczestnictwa: 299,00 zł netto + 23% VAT*/ za 1 osobę
(*udział w webinarium zwolniony z VAT w przypadku finasowania webinarium ze środków publicznych)77

1. KPA a dokument elektroniczny: Wnoszenie pism do urzędu w świetle przepisów prawa:

• Doręczanie dokumentów elektronicznych – w jakich sytuacjach ma zastosowanie poczta
  elektroniczna, a w jakich elektroniczna skrzynka podawcza
• Wnoszenie pism do urzędu – metody
• Wnoszenie pism w formie elektronicznej – wymagania
• Przygotowywanie usług publicznych
• Udostępnianie usług publicznych
• Dokument elektroniczny a forma papierowa – podobieństwa i różnice
• Potwierdzenie złożenia dokumentu: UPP/ UPD – czym się różnią.

2. Rejestracja przesyłek w urzędzie:

• Rejestracja przesyłek i rozdzielanie przesyłek w urzędzie
• Dekretacje

3. Akta spraw w aspekcie dokumentu elektronicznego:

• Rejestracja spraw
• Badanie spełnienia wymagań formalnych e-podania
• Akta spraw w systemie tradycyjnym i systemie EZD w aspekcie przesyłki elektronicznej
• Jedna sprawa w urzędzie
• Reorganizacja a akta spraw
• Dopuszczalność i możliwości udostępniania dokumentów elektronicznych i akt sprawy
• System tradycyjny i EZD a inne systemy teleinformatyczne – gdzie przebiega granica?
• Przygotowanie i akceptacja pism – dopuszczalność wykorzystania różnych podpisów
  elektronicznych

4. Korespondencja wychodząca:

• Forma załatwiania spraw – szczegółowe omówienie procedur doręczeń elektronicznych i
  udostępniania pism; praktyczne wykorzystanie platformy ePUAP. Doręczenie elektroniczne
  z wykorzystaniem adresu email – kiedy i jak wykorzystać
• Problemy techniczne przy doręczeniach elektronicznych
• Potwierdzenie odbioru pisma

5. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania – System
Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD): Czynności kancelaryjne w systemie EZD:

• Otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki
• Rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
• Odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) – wyjątki
• Wprowadzanie metadanych
• Tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i
  niepełne odwzorowanie
• Prowadzenie składu informatycznych nośników danych
• Wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu
  informatycznych nośników danych
• Przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu
  informatycznych nośników danych
• Wysyłka pisma papierowego i elektronicznego
• Dekretacja pisma – wyjątki
• Rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
• Dekretacja zastępcza
• Akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa)
• Podpisanie pisma podpisem elektronicznym
• Podpisanie pisma podpisem odręcznym
• Zakładanie spraw
• Uzupełnianie metadanych
• Dekretacja zastępcza
• Prowadzenie kompletnych akt sprawy
• Prowadzenie metryk spraw
• Sporządzanie projektów pism
• Dokonywanie akceptacji